Tipy, jak pokrýt sezónní náklady při řízení e-shopu

V tomto článku se nejprve podíváme na to, jaké náklady jsou vůbec s řízením e-shopu spojené. Následně se zaměříme na náklady související se sezónním zbožím – oproti běžnému, spotřebnímu zboží, jeho nákupu, skladování i distribuci, se to sezónní výrazně liší. Na závěr článku také poradíme, kam se obrátit, když potřebujete financovat sezónní výdaje.

Základní typy nákladů při provozu e-shopu

1. Variabilní náklady

Mezi variabilní náklady se řadí především náklady na nákup a logistiku. Jedná se o nestálý náklad, který se liší v závislosti na počtu prodaných kusů. Typickým variabilním nákladem je nákup zboží za velkoobchodní ceny (které se mohou měnit v závislosti na mnoha faktorech) nebo náklad na dopravu (zde je cena závislá na dopravci).

Variabilním nákladem, na který se často zapomíná, je náklad na reklamu. Především na začátku v rámci aktivit v online marketingu, nebo pokud spouštíte kampaň k novému produktu, je potřeba výsledky online marketingových aktivit pečlivě vyhodnocovat. Průměrnou cenu za proklik zjistíte až po několika týdnech až měsících, co kampaně poběží. Právě z důvodu vyhodnocení ROI (return of investments – návratnost investice) je potřeba reklamní aktivity v online prostředí pečlivě vyhodnocovat. Ve chvíli, kdy jste schopni zprůměrovat, kolik vás v rámci online marketingových aktivit průměrně stojí získání jednoho zákazníka, můžete tuto položku přesunout do fixních nákladů.

2. Fixní náklady

Z povahy pojmenování těchto nákladů lze odvodit, že se jedná o náklad stálý, neměnný. Fixní náklady dohromady tvoří sumu, která musí z vašeho firemního účtu měsíčně odejít bez ohledu na to, kolik zboží prodáte nebo neprodáte. Co vše sem patří? Náklad na provoz e-shopu (platba za doménu, hosting, provoz e-mailů atd.), pronájem skladovacích prostor / kanceláří, energie, voda, plyn, topení, telefony, licence, provoz auta (pokud máte leasing, tak měsíční splátky), benzín, internet a další.

Inzerce

Fixním nákladem jsou také platy. U zaměstnanců však můžete fixní náklady do jisté míry zvyšovat či snižovat – samozřejmě s nějakým odstupem v souladu se zaměstnaneckými smlouvami. Mzdy a s nimi výše fixního nákladu se mění například v souvislosti se sezónou – před Vánoci například můžete zaměstnat více brigádníků do skladu, kteří vám jednorázově pomohou s vyřízením náporu objednávek.

3. Mimořádné náklady

Pro tento typ nákladů je třeba tvořit finanční polštář. Do mimořádných nákladů při provozu e-shopu typicky patří vratky, zásilky, které si zákazník ve finále nepřevezme, nebo také nečekané výdaje, jako je oprava vozu, nákup zboží do kanceláře, vylepšení skladu a podobně. Mimořádným nákladem může být také náhlý nákup většího objemu zboží – stává se, že dostanete výhodnou nabídku, ale musíte se rychle rozhodnout – často se jedná o celý kamion zboží za skvělou cenu za kus, výdělek na takovém zboží může být určitě zajímavý, ale musíte mít na to zboží v daný moment nakoupit.

Jak udržet stabilní cash flow, v klidu pokrýt fixní náklady, mít prostor na variabilní a být připraveni na náklady mimořádné?

V první řadě je třeba počítat. Dobrým začátkem je pečlivě zmapovat fixní náklady. Krokem číslo dva je monitorovat náklady variabilní a následně je analyzovat. Je jasné, že v prvním roce provozu budete zkoušet, testovat a nastavovat pravidla provozu. V druhém roce provozu už budete vědět, co v loňském roce nefungovalo, co fungovalo, budete mít stálé dodavatele a jasnější představu o nákladech na nákup ve velkoobchodních cenách i nákladech na dopravu. Budete také vědět, jak se váš byznys chová v závislosti na sezónnosti. O jaké produkty je největší zájem, co fungovalo v reklamě, jaké byly náklady na reklamu a jaká byla návratnost (poměr výdajů na reklamu a realizovaných objednávek), kolik brigádníků je potřeba najmout před Vánoci či Valentýnem a podobně.

Budete také vědět, kde a kdy se vám peněz nedostávalo, jaké jste měli mimořádné náklady a co vás překvapilo.

Provoz e-shopu je z hlediska finančního řízení poměrně komplikovanou záležitostí. Cash flow a jeho stabilizace závisí na mnoha faktorech. Pojďme s například podívat na případ zmíněný u mimořádných nákladů.

Příklad z praxe:

Dostanete výhodnou nabídku na koupi zboží. Jedná se o sezónní zboží, řekněme roztomilé ponožky se soby. Víte, že ho na Vánoce zaručeně prodáte, podobný produkt šel letos na odbyt více než dobře a zásoby se rychle vyprodaly. Díky výhodné koupi byste navíc měli na produktu mnohem vyšší marži. Nicméně je březen, do Vánoc daleko a pro vás se jedná o náklad, který by mohl ohrozit rovnováhu vašeho cash flow.

Co s tím?

1. Zkuste banku

Můžete zkusit zajít do banky a informovat se o možnosti úvěru. Pokud však nejste Mall nebo Alza a spadáte do definice malého nebo středního podniku, s pomocí banky moc nepočítejte. Nepůjčuje zrovna ochotně, a navíc: byrokracie a schvalovací procesy by zabraly věčnost, takže i kdyby vám banka peníze půjčila, pravděpodobně ne včas. A vaše ponožky se sobíky by dostal – a vydělal na nich – někdo jiný.

2. Prozkoumejte podmínky podnikatelského kontokorentu

A prozkoumejte je pečlivě. Kontokorenty banky poskytují na menší částky celkem ochotně, v některých případech dokonce i relativně rychle. Ale pozor na podmínky. Ve většině případů musíte částku, kterou přečerpáte, za určité období dorovnat. Pokud tak neučiníte (a důvody nikoho nezajímají), platíte často astronomické úroky za prodlení.

3. Informujte se o možnosti faktoringu

Banky nabízejí další produkt, který je, zvlášť v oblasti e-commerce, velmi užitečný. Přestože máte vzorně vedené finance, stabilní cash flow i rezervu, může se stát, že se situace změní. Stačí, aby vám několik větších zákazníků neproplatilo včas faktury. Čekáte na platby, které už jsou dle data na faktuře dávno po splatnosti, rezervy použijete na fixní náklady a na mimořádné výdaje najednou nemáte. Díky faktoringu můžete mít peníze z neproplacených faktur k dispozici dříve – ale bude vás to samozřejmě něco stát. Banky si berou z faktur procenta, a opět, neposkytují faktoring zdaleka každé firmě, která o něj zažádá.

4. Využijte služby proplacení faktur, odložení splatnosti faktur a předčasné vyplacení vratek DPH

Existují i nebankovní služby, které poskytují nástroje určené k vybalancování cash flow i financování nenadálých výdajů z interních zdrojů. Nejnovější takovou službou na trhu je Cashbot.cz, nástroj, který umožňuje nejen proplacení vydaných faktur do 24 hodin, ale také odložení splatnosti faktur nebo předčasné vyplacení vratek DPH.

Jak to funguje?

Jednoduše se přihlásíte do systému, nahrajete fakturu a do 24 hodin máte peníze na účtu. Pokud potřebujete naopak odložit splatnost faktur, které někdo vystavil vám, proces je stejný. Cashbot za vás fakturu uhradí v řádném termínu a vy si určíte termín, kdy vám její úhrada více vyhovuje.

Podobně je tomu s vratkami DPH nebo proplácením dotací. Stát je z pohledu finančních institucí velmi spolehlivý obchodní partner – pro podnikatele jsou však často problematické dlouhé lhůty výplaty peněz, související s byrokracií nevyhnutelně spjatou s provozem státního aparátu. Podnikatel se může spolehnout, že peníze od státu přijdou. Ale zpravidla si na ně musí počkat. A někdy i několik měsíců. Cashbot řeší i tuto problematiku.

Chcete se o této službě dozvědět více? Podívejte se na reference podnikatelů z oblasti e-commerce, kterým Cashbot pomáhá balancovat cash flow a rozvíjet se.