Každý den se na nás valí tolik záležitostí, že pokud bychom se chtěli věnovat všem, nikdy se nám to nepovede. Problém je, že většina lidí přesně takhle funguje. Jak tedy poznat to důležité a čemu dávat přednost?
Téměř v každé literatuře či článku, který se Vás snaží posunout vpřed, se dočtete, že máte správně řídit své priority. Dávat zkrátka tomu, co je důležité, přednost před vším ostatním. Jsou to vlastně takové nepsané základy osobní produktivity, o kterých jsem se rozepsal v prvním díle našeho seriálu. Zbavit se spousty některých nedůležitých úkolů nebude teoreticky problém pro nikoho z nás, mnohdy však narazíme.
Nutně totiž nastanou chvíle, kdy se budeme ptát sami sebe – co je vlastně pro nás důležité? Jak poznám, kterému úkolu se věnovat a kterému nikoliv? Na tuhle otázku Vám zpravidla žádný software či nástroj neodpoví. Nebudu se Vám ani snažit tvrdit, že to poznáte svým srdcem. Jedna možnost tu ale je – dejte svému životu směr. Někdo to nazývá životními cíli, někdo posláním a jiný zase vizí. Zpravidla jde ale vždy o to samé.
Doporučujeme
Premium rozhovoryexkluzivně pro předplatitele
Praktické know-how pro řízení vašeho byznysu. Rady a tipy TOP podnikatelů a manažerů. Podrobné videorozhovory a podcasty.
Když jsem se před lety začínal intenzivněji věnovat téma osobní produktivity, na podobné rady jsem narážel často. A bránil se. Proč bych si měl sepisovat své životní hodnoty a tvořit nějakou vizi, když jen potřebuji vyladit plánování času? Nedokázal jsem si představit, jak konkrétně by mi to mohlo pomoci. Postupem času jsem ale změnil názor. Osobní vize může na jednu stranu působit jako hezká motivace do budoucna, beru to ale spíše jako sekundární účel. Důležitější v mých očích je, že mi vize pomůže odpovědět na otázku, zda je tohle důležitý úkol, či nikoliv.
Vize jako kompas, který řídí náš život
A co to vlastně je? Osobní vize by měla obsahovat to, čeho si nejvíce vážíte a k čemu chcete směřovat. Když se lidí zeptáte, co by je učinilo šťastnějšími, zpravidla odpoví věci jako peníze, nové auto, větší byt apod. Když ale otázku změníte na to, co je dělá šťastnými nyní, je to většinou rodina, zdraví, práce, která je baví, cestování, koníčky apod. To by měly být přesně ty hodnoty a cíle, které Vás ráno donutí vstát z postele. Ne vidina dražšího auta či bytu.
Když se na to podíváme prakticky, má vize by mohla obsahovat například následující hodnoty:
Dělat práci, která mě baví – nechci být jako velká část lidí, kteří denně chodí do práce, která je nebaví, a berou ji jen jako nutné zlo.
Chci pomáhat lidem – nejsem chirurg a nikdy nebudu nejspíše zachraňovat životy. Mou snahou ale je, aby má práce pomáhala ostatním lidem. Pokud má činnost každý den někomu ušetří třeba jen minutu času nebo jej přivede na lepší nápady, budu to brát jako osobní úspěch a smysl.
Chci cestovat – rád bych se podíval po nejzajímavějších koutech světa.
Chci být pro ostatní dobrým příkladem – v mém životě jsou lidé, kteří mi otevřeli oči a pomohli mi se vydat na cestu, kterou nyní kráčím. Chci, abych i já byl pro ostatní inspirací a vzorem.
Rodina – chci být milující manžel, na kterého je spolehnutí.
U každého úkolu se ptejte, zda souhlasí s Vaší vizí
Nyní přihází ten skutečný důvod, proč mám jasnou vizi – mohu ji využít k tomu, abych se rozhodl, zda se danému úkolu chci nebo nechci věnovat. Rozhodnutí o tom by se nemělo řídit primárně termínem dokončení nebo tlakem okolí, ale právě tím, zda souhlasí s Vaší vizí.
Když se například objeví úkol “Odeslat návrh školení klientovi XYZ”, mohu se velice jednoduše zeptat: “Posunu se vykonáním tohoto úkolu k některým mým cílům a hodnotám?” Jelikož se jedná o úkol, pomocí kterého se následně uskuteční školení, dostanu se jeho realizací blíže k činnosti, které pomáhám lidem. Může se navíc jednat o výhodnou zakázku, jíž výdělek mě posune k cestování. A pokud vše navíc zvládnu za přesně stanovených podmínek a podle slibů, mohu mít ze sebe i dobrý pocit (a být třeba vzorem).
Když se ale ke mně dostane úkol “Navrhnout a napsat článek o novinkách IoT”, snadno dojdu k závěru, že bych jej měl odmítnout. Ukojím sice zvědavost lidí, ale přímo jim nejspíše nepomůžu. Není to ani téma, které by mě extra bavilo. Může to sice být zdroj peněz a pomoci mi k cestování, za podobné peníze ale mohu dělat činnosti, které do mé vize zapadají lépe. Sami jistě dokážete již nyní najít činnosti, které Vám spotřebovávají denně čas, ale dělat byste je neměli.
Eisenhowerův princip – dělíme úkoly prakticky
Přestože si lidé začnou postupně uvědomovat, že některé úkoly jsou důležitější než jiné, v praxi se tím mnohdy neřídí. Velkým problémem jsou hlavně úkoly, které si žádají naši pozornost – blíží se termín, telefonát, e-mail, žádost kolegy v kanceláři apod. Běžně lidé uplatňují rovnici naléhavé = důležité. Tak to ale ani zdaleka neplatí. Jednou z možností, jak si úkoly lépe řadit a podle nich i plánovat, je tzv. Eisenhowerův princip.
Ten jednoduše všechny naše úkoly, projekty a činnosti rozřadí do 4 kvadrantů podle naléhavosti a důležitosti. Rázem díky tomu zjistíme, že spousta činností, které jsou naléhavé, vůbec nespadají mezi důležité – jejich vykonáním se nepřiblížíme k naší vizi a životním cílům.
Zdroj fotky: Archiv Jana Dolejše
Co jednotlivé kvadranty znamenají?
IV. kvadrant – nedůležité úkoly, kterými se ke své vizi nepřiblížím. Sem patří hlavně aktivity, u kterých prokrastinujeme – surfování na sociálních sítích, koukání na nesmyslné pořady v TV, hraní her apod. Tyto úkoly bychom rozhodně dělat neměli a šetřit svůj čas na důležitější věci.
III. kvadrant – úkoly se jeví jako důležité, protože jsou naléhavé. Ihned si tedy žádají naši pozornost (teď někdo volá, teď naše aplikace hlásí blížící se termín úkolu…). Stále jsme ale v rovině úkolů, které nás k cílům neposouvají, takže důležité nejsou. Tyto úkoly ideálně nedělat, případně na někoho delegovat.
II. kvadrant – úkoly a projekty, kterými kráčíme k našim cílům, ale nikdo nás do nich netlačí (nemají termín nebo je na ně dost času). Často se jedná o osobní rozvoj, prevence a dlouhodobé plánování. Patří sem ale i důležité úkoly, které nemají termín, nebo na ně máme ještě dost času. Protože nás do těchto úkolů nic netlačí, často se jim vyhýbáme, ale mělo by to být naopak. V tomto segmentu bychom měli trávit času úplně nejvíc.
I. kvadrant – důležité úkoly a zároveň “hoří”. Těmto záležitostem bychom se rozhodně měli věnovat co nejdříve. Pokud ale budeme nejvíce času trávit v II. kvadrantu, mělo by být těchto záležitostí co nejméně = nebudeme nechávat důležité věci na poslední chvíli.
Jak pravidlo využít v praxi?
Osobně ke sběru všech informací a záležitostí používám tzv. Inbox (k němu se ještě v našem seriálu dostaneme), jednou za den všechny zapsané záležitosti projdu a rozhodnu se, jak s nimi naložím. V tomto momentě mohu využít Eisenhowerův princip. Postupně projdu všechny zapsané záležitosti a vyznačím si, do jakého kvadrantu matice bych je zařadil. Ihned v tomto kroku tedy mohu zjistit, že bych měl některé úkoly vyškrtat (nepomohou mi s naplněním vize žádným způsobem) a jiné delegovat. Úkoly z I. kvadrantu (důležité a naléhavé) si připravím nejlépe hned na druhý den a úkoly z II. kvadrantu (důležité, ale nenaléhavé) si naplánuji na některé pozdější dny v týdnu.
Eisenhowerova matice se ale klidně může stát základem i pro Váš systém s úkoly. Není od věci si všechny své záležitosti, které v systému máte, umístit do těchto kvadrantů. Může k tomu posloužit například skvělé Trello, kde si mohu seznamy s úkoly (sloupce) pojmenovat podle sebe. Rozřazením úkolů do těchto sloupců získám krásnou představu, čemu bych se měl věnovat jako první. S měnícím se termínem se úkoly přesunou maximálně o jeden kvadrant. Nikdy se ale nestanou z nedůležitých úkoly. A to je podstatné.
Zdroj fotky: Archiv Jana Dolejše
Co si povíme příště?
V dalším díle bych se rád zaměřil na rovnováhu mezi jednotlivými oblastmi našeho života (práce, rodina, zdraví apod.) a jak si podle toho plánovat svůj čas.
Veškerá doporučení, informace, data, služby, reklamy nebo jakékoliv jiné sdělení zveřejněné na našich stránkách je pouze nezávazného charakteru a nejedná se o odborné rady nebo doporučení z naší strany. Podrobnosti na odkazu zde.
Jsem lektorem osobní produktivity a moderních nástrojů, které pomáhají lidem s osobní produktivitou. Mými školeními již prošly za poslední roky stovky klientů. Mým cílem je naučit lidi věnovat se pouze důležitým úkolům a pracovat méně, ale o to chytřeji.
Nebuďte na podnikání sami. Čerpejte know-how zkušených podnikatelů. Praktické informace pro vaši firmu. Přidejte se mezi podnikatele, co rostou s námi.
Na našich stránkách používáme cookies. Kliknutím na „Přijmout vše“ souhlasíte s použitím všech cookies. Kliknutím na „Nastavení“ nám můžete poskytnout souhlas jen s konkrétními cookies. Zjistit více Přijmout všeOdmítnout všeNastavení
Nastavení cookies
Nastavení cookies
Tento web používá cookies, aby zlepšil váš zážitek při procházení našeho webu. Z nich jsou cookies, které jsou ohodnoceny jako nezbytné, uloženy ve vašem prohlížeči, protože jsou třeba pro základní fungování webových stránek. Používáme také soubory cookies třetích stran, které nám pomáhají analyzovat a pochopit, jak náš web užíváte. Tyto soubory cookies budou ve vašem prohlížeči uloženy pouze s Vaším souhlasem. Současně máte možnost se z těchto cookies odhlásit. Odhlášení z těchto souborů cookies však může ovlivnit váš zážitek z užívání webových stránek.
Nezbytné soubory cookies jsou zásadní pro správnou funkci webových stránek. Tyto cookies zajišťují základní a bezpečnostní funkce webu zcela anonymně.
Cookie
Délka
Popis
cookielawinfo-checkbox-analytics
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Analytické”.
cookielawinfo-checkbox-functional
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Funkční”.
cookielawinfo-checkbox-necessary
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookies slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Nezbytné”.
cookielawinfo-checkbox-others
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Ostatní”.
cookielawinfo-checkbox-performance
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Výkonnostní”.
PHPSESSID
relační
Tato cookie je nativním prvkem aplikací PHP. Tento soubor cookie se používá k ukládání a identifikaci jedinečného ID relace uživatele za účelem správy relace uživatele na webových stránkách.
viewed_cookie_policy
11 měsíců
Cookies jsou nastaveny pluginem GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání informace, zda uživatel udělil souhlas s použitím cookies. Neukládá žádné osobní údaje.
Funkční soubory cookies pomáhají provádět funkce, jako je například sdílení obsahu webových stránek na sociálních sítích, sbírání zpětné vazby a další funkce třetích stran.
Cookie
Délka
Popis
language
relační
Tato cookie zaznamenává jazykové preference uživatele.
sb
2 roky
Tuto cookie používá společnost Facebook pro zapamatování si jazykových preferencí uživatele, kontrole funkcí a sdílených stránek.
sp_landing
1 den
Tuto cookies používá společnost Spotify za účelem implementace zvukového obsahu a také k zaznamenání informací o interakcích uživatele souvisejících s obsahem.
sp_t
1 rok
Tuto cookies používá společnost Spotify za účelem implementace zvukového obsahu a také k zaznamenání informací o interakcích uživatele souvisejících s obsahem.
wordpress_logged_in_*
14,5 dne
Cookie slouží k autorizaci přihlášení
wordpress_sec_*
14,5 dne
Cookie slouží k autorizaci přihlášení
wordpress_test_cookie
wpj_is_logged_in
14,5 dne
Cookie slouží k informaci, zda je uživatel přihlášený
Analytické soubory cookies slouží k pochopení interakce mezi návštěvníky a webem. Tyto soubory cookies poskytují informace o statistikách, počtech návštěvníků, míře okamžitých odchodů, zdroji návštěvnosti atd.
Cookie
Délka
Popis
_ga
2 roky
Tuto cookies používá společnost Google jako uživatelské ID, na základě kterého generuje statistická data o užívání stránek uživatelem.
_gat
1 den
Tuto cookies používá společnost Google k omezování počtu požadavků k omezení sběru dat na stránkách s vysokou návštěvností.
_gid
1 den
Tuto cookies používá společnost Google jako uživatelské ID, na základě kterého generuje statistická data o užívání stránek uživatelem.
_hjAbsoluteSessionInProgress
30 minut
Tato cookie počítá, kolikrát byla webová stránka navštívena různými návštěvníky. Tento proces je prováděn přidělením unikátního identifikátoru každému návštěvníkovi, aby nebyl do součtu zaregistrován dvakrát.
_hjFirstSeen
30 minut
Určuje, zda návštěvník tuto webovou stránku v minulosti již navštívil, nebo se jedná o nového návštěvníka.
_hjid
365 dní
Nastavuje unikátní identifikátor pro danou relaci. Tímto způsobem získává webová stránka data o návštěvníkově chování pro statistické účely.
_hjIncludedInPageviewSample
2 minuty (prodlužováno o 30 sekund)
Určuje, zda by měl být uživatelův pohyb registrován v určitém statistickém zástupném symbolu.
_hjIncludedInSessionSample
2 minuty (prodlužováno o 30 sekund)
Registruje data o návštěvníkově chování na webové stránce. Data jsou použita pro interní analýzu a optimalizaci stránky.
_hjIncludedInSessionSample
2 minuty (prodlužováno o 30 sekund)
Určuje, zda by měl být uživatelův pohyb registrován v určitém statistickém zástupném symbolu.
_hjRecordingEnable
relační
Tato cookie se používá pro identifikaci návštěvníka a optimalizaci relevance reklam pomocí sbírání dat o návštěvníkovi z několika webových stránek. Tato výměna dat o návštěvníkovi je obvykle zprostředkována datovým centrem či reklamní výměnou třetích stran.
_hjRecordingLastActivity
relační
Nastavuje unikátní identifikátor pro danou relaci. Tímto způsobem získává webová stránka data o návštěvníkově chování pro statistické účely.
_hjRecordingLastActivity
Soubor cookie, který obsahuje data aktuální relace.
_hjTLDTest
relační
Registruje statistická data o návštěvníkově chování na webové stránce. Data jsou použita pro interní analytiku provozovatelem webové stránky.
CONSENT
2 roky
Tuto cookies používá společnost YouTube k ukládání prostřednictvím embeddovaných videí a využívá je k získávání anonymizovaných statistických údajù.
hjViewportId
relační
Nastavuje unikátní identifikátor pro danou relaci. Tímto způsobem získává webová stránka data o návštěvníkově chování pro statistické účely.
Vuid
2 roky
Tuto cookies používá společnost Vimeo k ukládání statistických údajů o používání uživatelem, včetně informací o stránkách, které byly zobrazeny.
Reklamní soubory cookies se používají k poskytování relevantních reklam a marketingových kampaní návštěvníkům. Tyto soubory cookies sledují návštěvníky na různých webových stránkách a shromažďují informace za účelem poskytování reklam přizpůsobených na míru.
Cookie
Délka
Popis
_fbp
3 měsíce
Tuto cookies používá společnost Facebook a slouží k sledování Vašich návštěv.
fr
3 měsíce
Tuto cookies používá společnost Facebook a slouží k zobrazování reklamy v rámci inzertního systému této společnosti
NID
6 měsíců
Tuto cookies používá společnost Google a slouží k omezení zobrazení reklamy uživateli, ztlumení nežádoucí reklamy a měření účinnosti reklam.
VISITOR_INFO1_LIVE
6 měsíců
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží k měření a určení zobrazení rozhraní přehrávače.
YSC
relační
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží k měření a sledování Vaší interakce.
yt-remote-connected-devices
Neomezené
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží ji k získávání informací o nastavení při užívání YouTube přehrávače.
yt-remote-device-id
Neomezené
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží ji k získávání informací o nastavení při užívání YouTube přehrávače.
yt.innertube::nextId
Neomezené
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží k zaznamenání informací o tom, jaká videa uživatel viděl.
yt.innertube::requests
Neomezené
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží k zaznamenání informací o tom, jaká videa uživatel viděl.