Co je osobní produktivita a proč v ní většina lidí selhává?

Pojem osobní produktivita je poslední roky často skloňován a zejména podnikatelé či freelanceři jej chtějí ovládnout. Proč se to ale nedaří? Co je tou pravou podstatou, se kterou většina bojuje?

Každý chce být produktivní. Většina ale neví jak

Situace, ve kterých se nejen podnikatelé a freelanceři často nachází:

• Pracuji 14 hodin denně a nemám na nic čas
• V práci trávím čím dál více času, ale nikam se výrazně neposouvám
• Mám tolik úkolů a projektů, že nemyslím na nic jiného
• Všude chodím pozdě, protože zapomínám
• Nedokážu se soustředit, protože mě stále něco vyrušuje

Vidíte se v některé? Ve více? Ve všech? Začnu dobrou zprávou – nejste zdaleka jediní. Se správným řízením svého času a osobní produktivitou celkově bojuje nepřeberné množství lidí. Již dávno neplatí, že správné plánování a určování priorit je výsadou manažerů. Nakládat s časem správně dnes musíme všichni.

Každý chceme být produktivní, abychom mohli snáze stoupat po kariérním žebříčku, spouštět nové a nové projekty, zvládat svou práci rychleji… Potkal jsem již stovky lidí na mých školeních, kteří se rozhodli za svůj čas bojovat. A právě proto vím, že většina chybuje hned na začátku – neví, co to vlastně osobní produktivita je. Co je její pravou podstatou.

Inzerce

Zvládnout více úkolů za kratší čas? Omyl, který nás brzdí

Když se lidí zeptám, co podle nich nejlépe vyjadřuje osobní produktivitu, často dostávám známou odpověď: Zvládnu toho více za kratší čas. Je to správně? Je to chyba? Když se nad tím člověk zamyslí, tak se jen těžko dá takové tvrzení napadnout, že by bylo škodlivé. Není přeci nic špatného na tom, když své úkoly zvládnu rychleji (samozřejmě se stejně kvalitními výstupy).

Problém ale nastává, pokud to člověk pokládá za základ své osobní produktivity. Nejen, že to není nejdůležitější věc, ale často nás může svést na scestí. Na svých školeních rád používám jednoduchý obrázek a vysvětlení.

Na jedné straně stojíme my, na druhé straně naše cíle. Není v tomto případě podstatné, zda se jedná o cíl zhubnout 10 kilogramů, vydělat 100 000 Kč nebo se naučit rusky. Zároveň je jasné, že v jednom čase máme více současných cílů. Ke splnění cílů vede logicky nějaká množina úkolů. Na otázku, co se stane, když udělám více těchto úkolů za kratší čas, všichni radostně odpoví – dříve dosáhnu svých cílů a budu tedy úspěšnější. Má to však jeden velký háček.

Zeptejte se sami sebe – opravdu každý úkol, kterému se v určitém dni věnujete, vás posouvá k cíli? Nejspíše ne. Do obrázku tedy přidám ještě úkoly, které s našimi cíli nesouvisí, ba nás od nich mohou dokonce oddalovat (pokud je třeba nějaký projekt vhodné kvůli trhu rozjet co nejdříve a já místo toho trávím čas jinde apod.).

Teď přichází ta vtipná část – co když dosáhnu extrému a budu se celý den věnovat jen těmto úkolům? Co když jich za den zvládnu 2x tolik? 3x tolik? Přiblížím se svým cílům? Nikoliv. Není důležité zvládnout více věcí za kratší čas, ale umět si vybrat ty správné úkoly. Osobní produktivita tedy není primárně o tom dělat věci správně, ale dělat správné věci. Umět si vybrat, co je důležité, a tomu se věnovat. Ostatní bez milosti eliminovat.

Hlavní je dělat správné věci, až pak je dělejte správně

“Pracuji 14 hodin cenně, ukažte mi nějaké to GTDčko a aplikaci pro úkoly, já chci pracovat jen 10 hodin”. S úsměvem vzpomínám na nedávné školení, kde mi přesně takto popisovala svoji představu jedna účastnice. Většina lidí myslí podobně – mají obrovský počet úkolů a chtějí pomocí aplikací a lepšího plánování zajistit, aby je dokázali zpracovat rychleji. Pak přeci budou produktivní, ne?

Lidé se upínají až na druhý, a bohužel méně podstatný, krok osobní produktivity – dělat věci správně. Tedy použít vytuněnou aplikaci pro úkoly, která za nás pohlídá termíny, úkoly si lépe třídit a celkově být organizovanější. To samo o sobě není špatné, ale pokud nezačneme vybírat jen správné úkoly, dostáváme se do začarovaného kruhu.

Začátkem každého, kdo se chce v této oblasti posunout, musí být ujasnění svých priorit, životních hodnot a cílů. Jinými slovy se naučit rozeznávat, co jsou důležité úkoly, a věnovat se pouze jim. Jak zmiňuje sám Stephen R. Covey – “Nejdůležitější je docílit, aby nejdůležitější zůstalo nejdůležitějším.”

Musím vše zběsile organizovat a používat desítky aplikací?

Ne. Dokonce nemusíte používat aplikaci žádnou a nemít ani žádný sofistikovanější systém pro třídění svých záležitostí. A přesto o vás můžu tvrdit, že jste produktivní. Hezkým příkladem je přímo Jirka Rostecký, který mi po našem rozhovoru pro Mladého Podnikatele prozradil, že na tyhle věci okolo Time Managementu příliš není. Na mysli měl hlavně zapisování všech událostí a informací, třídění úkolů a všelijakých návyků s tím spojených.

A přesto k Jirkovi vzhlížím s úctou a nebojím se prohlásit, že za rok ujde delší (nebo spíše kvalitnější? :-)) cestu než většina z nás. Možná sami ve svém okolí poznáte lidi, kteří jsou na tom se svým přístupem podobně a Vám vrtá hlavou, jak to, že jsou tak úspěšní a daří se jim jedna věc za druhou. Odpověď je velice snadná – dávají nejdůležitější věci na první místo a věnují čas primárně jim.

Zajdu-li do úplných extrémů, je daleko lepší naučit se věnovat jen důležitým věcem (dělat správné věci) a být naprostý lempl v jejich organizaci, než se věnovat všem úkolům, které se na mě valí, a být skvěle organizovaný. Důležitější je mít svůj vnitřní kompas, který nás intuitivně povede k tomu důležitému. To žádná aplikace ani metoda dosud nenahradí. Ideálem je samozřejmě skloubit obojí – dělat správné věci a dělat je správně.

Co si povíme příště?

V dalších dílech bych se rád zaměřil na několik tipů, jak poznat, které úkoly a záležitosti jsou důležité. Dotkneme se také životní vize a rovnováhy mezi jednotlivými oblastmi našeho života (práce, rodina, zdraví apod.).

Jak bojujete s osobní produktivitou vy?