Řídíte firmu a nemáte nastavené procesy? Podívejte se, jak v Lovebrandu používají Asanu

Rozlišujete projekty a procesy? Určitě byste měli. Období, kdy chtěl být každý projektovým manažerem a práce v Basecampu byla zásadou jen progresivních firem, je pomalu pryč. Procesy však zůstávají v pozadí. O tom, jak efektivně řídit firmu a opakující se práci, se příliš nemluví. Jaký je tedy rozdíl?

Inzerce

Projekty mají jeden konkrétní cíl, a jakmile se ho dosáhne, projekt končí. V projektu si předem nastavíte kroky, které máte udělat, zdroje, které můžete pro práci využít a časování jednotlivých kroků. Pak se snažíte zajistit, aby to všechno bez problémů, komplikací a zpoždění dopadlo tak, jak jste si naplánovali.

Procesy jsou jiné – v podstatě nikdy nekončí a neustále se opakují. Procesy se skládají z jednotlivých úkolů, které na sebe navazují. Protože se firemní procesy opakují, nechcete nad nimi příliš přemýšlet a svoji práci si snažíte tak trochu zautomatizovat. A čím je proces delší a čím více do něj zasahuje lidí, tím je složitější na nastavení i řízení.

Moje procesní úchylka se začínala projevovat v době, kde jsem začínal mít víc práce, než se dalo bez větší organizace zvládat. Pro mě má nastavení procesů tři velké výhody.

První výhoda: Fokus podstatu práce

Každý proces se skládá z úkolů, přičemž některé jsou opravdu klíčové, protože se vážou k podstatě procesu. Například sepsat si strukturu článku nebo příprava shrnutí z konzultace. Na to asi těžko zapomenete.

V Lovebrandu se snažíme zajistit, aby klient moc nemusel přemýšlet o tom, co a kdy má udělat. I když to stojí čas, děláme to za něj a on to oceňuje. Takže máme nastavené třeba to, že se týden před konzultací ozveme, abychom získali podklady, pošleme informace o tom, jak se k nám dostat a jak najít naši kancelář. Stejně tak můžete zapomenout udělat follow-up po schůzce. To jsou úkoly, bez kterých sice tu podstatu uděláte, ale s nimi je to lepší.

A na to potřebujete systém, do kterého celý takový proces zaznamenáte.

Druhá výhoda: Delegování

Pojďme se bavit spíše situaci, že prostě nebudete chtít pracovat (raději než o té, kdy např. ze zdravotních důvodů nebudete moct). Delegovat práci je pro lidi dost složité, i když máte skvěle popsané procesy. A je to nemožné dělat bez nich.

Třetí výhoda: Šetřím čas i peníze

Je to jednoduché – pokud nemusíte přemýšlet nad tím, co a kdy udělat, ušetříte spoustu času. Konkrétní projev – naše interní časové náklady na dojednání všech detailů pro příklad níže, tedy jednorázovou konzultaci, jsou max. 600 Kč při hodinovce 1 200 Kč. 30 minut je maximální délka, zvládnout se to dá i za 15.

Příklad z praxe

Pojďme si tedy ukázat konkrétní ukázku – poodhalím jeden z klíčových procesů, který provází našeho potenciálního klienta od chvíle, kdy nám pošle poptávku, po odeslanou fakturu. A pro upřesnění, bavíme se o jednorázových konzultacích (pro strategie a kvalitativní výzkumy v Loveboardu máme procesy poněkud komplexnější).

Každý proces má svoji posloupnost. Tento se v této verzi skládá z 8 kroků a začíná v momentu, kdy se nám v inboxu objeví nová poptávka. Začínáme tím, že klientům voláme – je to totiž rychlejší, než si měsíc dopisovat, a náš čas je nám drahý (jakože si ho vážíme, ne že se nedoplatíte). V detailu úkolu mám napsané body, které musím zjistit. I když už jsem takhle volal mnohokrát, při telefonování přes sluchátka se pořád na ty body dívám v mobilní aplikaci Asany. Jistota je jistota.

Po tom, co dohodneme všechno po telefonu, posílám shrnutí informací, které zazněly. A překvápko – ono se to v podstatě neliší konzultace od konzultace. Mění se problém klienta a cíl konzultace, URL adresa dotazníku, který posílám, ceny. Termíny řešíme odkazem přes Doodle a klient si vybírá z volných termínů, které mu nejvíc sedí. Jinými slovy – ten e-mail je předem připravená šablona (kdo mě zná tak ví, že mám i šablonovou úchylku).

Po tom, co nám přijde notifikace z Doodlu, nastavíme termíny a odpovědnosti dalších kroků. Možná vám to přijde zbytečně složité, ale v Lovebrandu plánujeme konzultace klidně dva měsíce předem a vy fakt nechcete spoléhat na to, že si to všechno zapamatujete. Díky tomu se můžete soustředit na práci a ve chvíli, kdy je čas udělat další krok, se o tom dozvíte.

Další využití procesů

• strategie značky (to zahrnuje také workshop o poslání, cílových skupinách, definici a komunikaci značky)
• naming workshop
• kvalitativní výzkum Loveboard
• příprava článku na blog nebo partnerské médium
• status schůzky s klienty
• s Kokozou jsme takto nastavovali proces tvorby newsletteru (zahrnuje vše od získávání podkladů od cca pěti lidí po odeslání)

U svých dalších projektů tímto způsobem řeším např.:

• kompletní publikační plán pro blog o batohách Bekpek
• nastavení promo ragby zápasů pro RC Sparta

Jde to nastavit pro cokoliv, ale taky už vím, kdy je to naopak komplikace. Už vím, u kterých situací to prostě nedává smysl – třeba když má proces méně než 3 podúkoly. Záleží to ale na dané situaci.

Proč využívat Asanu pro procesní řízení

Zbývá si říct, proč je zrovna Asana skvělá na řízení procesů (na rozdíl od Basecampu, který je primárně pro projekty).

1. Můžete vytvářet podúkoly. To samozřejmě umí více nástrojů, ale pro organizaci je to klíčové.
2. Každý podúkol lze delegovat, má vlastní diskuzi i poznámky, termíny i cokoliv, co má běžný úkol. Můžete si tak sepsat instrukce přímo k úkolu. To už každý neumí.
3. Delegování můžete řešit i s externími lidmi. Dáte jim přístup třeba jen k jednomu úkolu a pak se nezapočítávají do limitu pro bezplatné užívání Asany.
4. Můžete se soustředit jen na to podstatné. Úkoly, které máte udělat až za 3 týdny, nemusíte vidět. Takové návazné kroky si v Asaně schováte a ve chvíli, kdy na ně dojde řada (termín, nebo hotový předcházející úkol – viz bod 6), přesune se vám do sekce Upcoming, případně Today.
5. Ulehčíte si práci se šablonami. Nástroj, který by vám neumožňoval vytvářet si šablony, by byl na procesní řízení úplně k ničemu. Asana to umí.
6. V placené verzi umí řešit návaznosti úkolů – pokud na procesu pracuje víc lidí, Asana vás sama notifikuje, když je úkol, na který čekáte, hotový. Pro jednorázovky nic moc, pro procesy k nezaplacení.

A ještě jedna zpráva – pokud Asanu neznáte a nevíte, proč byste se o ni vůbec měli zajímat, přečtěte si článek Všech 9 důvodů, proč na řízení práce používat Asanu.

⇒ Honza Páv odpovídal na otázky kolem brandbuildingu. Podívejte se