Rozlišujete projekty a procesy? Určitě byste měli. Období, kdy chtěl být každý projektovým manažerem a práce v Basecampu byla zásadou jen progresivních firem, je pomalu pryč. Procesy však zůstávají v pozadí. O tom, jak efektivně řídit firmu a opakující se práci, se příliš nemluví. Jaký je tedy rozdíl?
Inzerce
Projekty mají jeden konkrétní cíl, a jakmile se ho dosáhne, projekt končí. V projektu si předem nastavíte kroky, které máte udělat, zdroje, které můžete pro práci využít a časování jednotlivých kroků. Pak se snažíte zajistit, aby to všechno bez problémů, komplikací a zpoždění dopadlo tak, jak jste si naplánovali.
Procesy jsou jiné – v podstatě nikdy nekončí a neustále se opakují. Procesy se skládají z jednotlivých úkolů, které na sebe navazují. Protože se firemní procesy opakují, nechcete nad nimi příliš přemýšlet a svoji práci si snažíte tak trochu zautomatizovat. A čím je proces delší a čím více do něj zasahuje lidí, tím je složitější na nastavení i řízení.
Moje procesní úchylka se začínala projevovat v době, kde jsem začínal mít víc práce, než se dalo bez větší organizace zvládat. Pro mě má nastavení procesů tři velké výhody.
Doporučujeme
Premium rozhovoryexkluzivně pro předplatitele
Praktické know-how pro řízení vašeho byznysu. Rady a tipy TOP podnikatelů a manažerů. Podrobné videorozhovory a podcasty.
Každý proces se skládá z úkolů, přičemž některé jsou opravdu klíčové, protože se vážou k podstatě procesu. Například sepsat si strukturu článku nebo příprava shrnutí z konzultace. Na to asi těžko zapomenete.
V Lovebrandu se snažíme zajistit, aby klient moc nemusel přemýšlet o tom, co a kdy má udělat. I když to stojí čas, děláme to za něj a on to oceňuje. Takže máme nastavené třeba to, že se týden před konzultací ozveme, abychom získali podklady, pošleme informace o tom, jak se k nám dostat a jak najít naši kancelář. Stejně tak můžete zapomenout udělat follow-up po schůzce. To jsou úkoly, bez kterých sice tu podstatu uděláte, ale s nimi je to lepší.
A na to potřebujete systém, do kterého celý takový proces zaznamenáte.
Druhá výhoda: Delegování
Pojďme se bavit spíše situaci, že prostě nebudete chtít pracovat (raději než o té, kdy např. ze zdravotních důvodů nebudete moct). Delegovat práci je pro lidi dost složité, i když máte skvěle popsané procesy. A je to nemožné dělat bez nich.
Třetí výhoda: Šetřím čas i peníze
Je to jednoduché – pokud nemusíte přemýšlet nad tím, co a kdy udělat, ušetříte spoustu času. Konkrétní projev – naše interní časové náklady na dojednání všech detailů pro příklad níže, tedy jednorázovou konzultaci, jsou max. 600 Kč při hodinovce 1 200 Kč. 30 minut je maximální délka, zvládnout se to dá i za 15.
Příklad z praxe
Pojďme si tedy ukázat konkrétní ukázku – poodhalím jeden z klíčových procesů, který provází našeho potenciálního klienta od chvíle, kdy nám pošle poptávku, po odeslanou fakturu. A pro upřesnění, bavíme se o jednorázových konzultacích (pro strategie a kvalitativní výzkumy v Loveboardu máme procesy poněkud komplexnější).
Každý proces má svoji posloupnost. Tento se v této verzi skládá z 8 kroků a začíná v momentu, kdy se nám v inboxu objeví nová poptávka. Začínáme tím, že klientům voláme – je to totiž rychlejší, než si měsíc dopisovat, a náš čas je nám drahý (jakože si ho vážíme, ne že se nedoplatíte). V detailu úkolu mám napsané body, které musím zjistit. I když už jsem takhle volal mnohokrát, při telefonování přes sluchátka se pořád na ty body dívám v mobilní aplikaci Asany. Jistota je jistota.
Po tom, co dohodneme všechno po telefonu, posílám shrnutí informací, které zazněly. A překvápko – ono se to v podstatě neliší konzultace od konzultace. Mění se problém klienta a cíl konzultace, URL adresa dotazníku, který posílám, ceny. Termíny řešíme odkazem přes Doodle a klient si vybírá z volných termínů, které mu nejvíc sedí. Jinými slovy – ten e-mail je předem připravená šablona (kdo mě zná tak ví, že mám i šablonovou úchylku).
Po tom, co nám přijde notifikace z Doodlu, nastavíme termíny a odpovědnosti dalších kroků. Možná vám to přijde zbytečně složité, ale v Lovebrandu plánujeme konzultace klidně dva měsíce předem a vy fakt nechcete spoléhat na to, že si to všechno zapamatujete. Díky tomu se můžete soustředit na práci a ve chvíli, kdy je čas udělat další krok, se o tom dozvíte.
Další využití procesů
strategie značky (to zahrnuje také workshop o poslání, cílových skupinách, definici a komunikaci značky)
s Kokozou jsme takto nastavovali proces tvorby newsletteru (zahrnuje vše od získávání podkladů od cca pěti lidí po odeslání)
U svých dalších projektů tímto způsobem řeším např.:
kompletní publikační plán pro blog o batohách Bekpek
nastavení promo ragby zápasů pro RC Sparta
Jde to nastavit pro cokoliv, ale taky už vím, kdy je to naopak komplikace. Už vím, u kterých situací to prostě nedává smysl – třeba když má proces méně než 3 podúkoly. Záleží to ale na dané situaci.
Kluci z Lovebrandu přednáší. S oběma zde najdete i videorozhovor. S Matezem (vlevo) zde a s Honzou tady.
Můžete vytvářet podúkoly. To samozřejmě umí více nástrojů, ale pro organizaci je to klíčové.
Každý podúkol lze delegovat, má vlastní diskuzi i poznámky, termíny i cokoliv, co má běžný úkol. Můžete si tak sepsat instrukce přímo k úkolu. To už každý neumí.
Delegování můžete řešit i s externími lidmi. Dáte jim přístup třeba jen k jednomu úkolu a pak se nezapočítávají do limitu pro bezplatné užívání Asany.
Můžete se soustředit jen na to podstatné. Úkoly, které máte udělat až za 3 týdny, nemusíte vidět. Takové návazné kroky si v Asaně schováte a ve chvíli, kdy na ně dojde řada (termín, nebo hotový předcházející úkol – viz bod 6), přesune se vám do sekce Upcoming, případně Today.
Ulehčíte si práci se šablonami. Nástroj, který by vám neumožňoval vytvářet si šablony, by byl na procesní řízení úplně k ničemu. Asana to umí.
V placené verzi umí řešit návaznosti úkolů – pokud na procesu pracuje víc lidí, Asana vás sama notifikuje, když je úkol, na který čekáte, hotový. Pro jednorázovky nic moc, pro procesy k nezaplacení.
Veškerá doporučení, informace, data, služby, reklamy nebo jakékoliv jiné sdělení zveřejněné na našich stránkách je pouze nezávazného charakteru a nejedná se o odborné rady nebo doporučení z naší strany. Podrobnosti na odkazu zde.
Nebuďte na podnikání sami. Čerpejte know-how zkušených podnikatelů. Praktické informace pro vaši firmu. Přidejte se mezi podnikatele, co rostou s námi.
Na našich stránkách používáme cookies. Kliknutím na „Přijmout vše“ souhlasíte s použitím všech cookies. Kliknutím na „Nastavení“ nám můžete poskytnout souhlas jen s konkrétními cookies. Zjistit více Přijmout všeOdmítnout všeNastavení
Nastavení cookies
Nastavení cookies
Tento web používá cookies, aby zlepšil váš zážitek při procházení našeho webu. Z nich jsou cookies, které jsou ohodnoceny jako nezbytné, uloženy ve vašem prohlížeči, protože jsou třeba pro základní fungování webových stránek. Používáme také soubory cookies třetích stran, které nám pomáhají analyzovat a pochopit, jak náš web užíváte. Tyto soubory cookies budou ve vašem prohlížeči uloženy pouze s Vaším souhlasem. Současně máte možnost se z těchto cookies odhlásit. Odhlášení z těchto souborů cookies však může ovlivnit váš zážitek z užívání webových stránek.
Nezbytné soubory cookies jsou zásadní pro správnou funkci webových stránek. Tyto cookies zajišťují základní a bezpečnostní funkce webu zcela anonymně.
Cookie
Délka
Popis
cookielawinfo-checkbox-analytics
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Analytické”.
cookielawinfo-checkbox-functional
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Funkční”.
cookielawinfo-checkbox-necessary
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookies slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Nezbytné”.
cookielawinfo-checkbox-others
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Ostatní”.
cookielawinfo-checkbox-performance
11 měsíců
Tento soubor cookie je nastaven pomocí pluginu GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání souhlasu uživatele s cookies v kategorii “Výkonnostní”.
PHPSESSID
relační
Tato cookie je nativním prvkem aplikací PHP. Tento soubor cookie se používá k ukládání a identifikaci jedinečného ID relace uživatele za účelem správy relace uživatele na webových stránkách.
viewed_cookie_policy
11 měsíců
Cookies jsou nastaveny pluginem GDPR Cookie Consent. Cookie slouží k ukládání informace, zda uživatel udělil souhlas s použitím cookies. Neukládá žádné osobní údaje.
Funkční soubory cookies pomáhají provádět funkce, jako je například sdílení obsahu webových stránek na sociálních sítích, sbírání zpětné vazby a další funkce třetích stran.
Cookie
Délka
Popis
language
relační
Tato cookie zaznamenává jazykové preference uživatele.
sb
2 roky
Tuto cookie používá společnost Facebook pro zapamatování si jazykových preferencí uživatele, kontrole funkcí a sdílených stránek.
sp_landing
1 den
Tuto cookies používá společnost Spotify za účelem implementace zvukového obsahu a také k zaznamenání informací o interakcích uživatele souvisejících s obsahem.
sp_t
1 rok
Tuto cookies používá společnost Spotify za účelem implementace zvukového obsahu a také k zaznamenání informací o interakcích uživatele souvisejících s obsahem.
wordpress_logged_in_*
14,5 dne
Cookie slouží k autorizaci přihlášení
wordpress_sec_*
14,5 dne
Cookie slouží k autorizaci přihlášení
wordpress_test_cookie
wpj_is_logged_in
14,5 dne
Cookie slouží k informaci, zda je uživatel přihlášený
Analytické soubory cookies slouží k pochopení interakce mezi návštěvníky a webem. Tyto soubory cookies poskytují informace o statistikách, počtech návštěvníků, míře okamžitých odchodů, zdroji návštěvnosti atd.
Cookie
Délka
Popis
_ga
2 roky
Tuto cookies používá společnost Google jako uživatelské ID, na základě kterého generuje statistická data o užívání stránek uživatelem.
_gat
1 den
Tuto cookies používá společnost Google k omezování počtu požadavků k omezení sběru dat na stránkách s vysokou návštěvností.
_gid
1 den
Tuto cookies používá společnost Google jako uživatelské ID, na základě kterého generuje statistická data o užívání stránek uživatelem.
_hjAbsoluteSessionInProgress
30 minut
Tato cookie počítá, kolikrát byla webová stránka navštívena různými návštěvníky. Tento proces je prováděn přidělením unikátního identifikátoru každému návštěvníkovi, aby nebyl do součtu zaregistrován dvakrát.
_hjFirstSeen
30 minut
Určuje, zda návštěvník tuto webovou stránku v minulosti již navštívil, nebo se jedná o nového návštěvníka.
_hjid
365 dní
Nastavuje unikátní identifikátor pro danou relaci. Tímto způsobem získává webová stránka data o návštěvníkově chování pro statistické účely.
_hjIncludedInPageviewSample
2 minuty (prodlužováno o 30 sekund)
Určuje, zda by měl být uživatelův pohyb registrován v určitém statistickém zástupném symbolu.
_hjIncludedInSessionSample
2 minuty (prodlužováno o 30 sekund)
Registruje data o návštěvníkově chování na webové stránce. Data jsou použita pro interní analýzu a optimalizaci stránky.
_hjIncludedInSessionSample
2 minuty (prodlužováno o 30 sekund)
Určuje, zda by měl být uživatelův pohyb registrován v určitém statistickém zástupném symbolu.
_hjRecordingEnable
relační
Tato cookie se používá pro identifikaci návštěvníka a optimalizaci relevance reklam pomocí sbírání dat o návštěvníkovi z několika webových stránek. Tato výměna dat o návštěvníkovi je obvykle zprostředkována datovým centrem či reklamní výměnou třetích stran.
_hjRecordingLastActivity
relační
Nastavuje unikátní identifikátor pro danou relaci. Tímto způsobem získává webová stránka data o návštěvníkově chování pro statistické účely.
_hjRecordingLastActivity
Soubor cookie, který obsahuje data aktuální relace.
_hjTLDTest
relační
Registruje statistická data o návštěvníkově chování na webové stránce. Data jsou použita pro interní analytiku provozovatelem webové stránky.
CONSENT
2 roky
Tuto cookies používá společnost YouTube k ukládání prostřednictvím embeddovaných videí a využívá je k získávání anonymizovaných statistických údajù.
hjViewportId
relační
Nastavuje unikátní identifikátor pro danou relaci. Tímto způsobem získává webová stránka data o návštěvníkově chování pro statistické účely.
Vuid
2 roky
Tuto cookies používá společnost Vimeo k ukládání statistických údajů o používání uživatelem, včetně informací o stránkách, které byly zobrazeny.
Reklamní soubory cookies se používají k poskytování relevantních reklam a marketingových kampaní návštěvníkům. Tyto soubory cookies sledují návštěvníky na různých webových stránkách a shromažďují informace za účelem poskytování reklam přizpůsobených na míru.
Cookie
Délka
Popis
_fbp
3 měsíce
Tuto cookies používá společnost Facebook a slouží k sledování Vašich návštěv.
fr
3 měsíce
Tuto cookies používá společnost Facebook a slouží k zobrazování reklamy v rámci inzertního systému této společnosti
NID
6 měsíců
Tuto cookies používá společnost Google a slouží k omezení zobrazení reklamy uživateli, ztlumení nežádoucí reklamy a měření účinnosti reklam.
VISITOR_INFO1_LIVE
6 měsíců
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží k měření a určení zobrazení rozhraní přehrávače.
YSC
relační
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží k měření a sledování Vaší interakce.
yt-remote-connected-devices
Neomezené
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží ji k získávání informací o nastavení při užívání YouTube přehrávače.
yt-remote-device-id
Neomezené
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží ji k získávání informací o nastavení při užívání YouTube přehrávače.
yt.innertube::nextId
Neomezené
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží k zaznamenání informací o tom, jaká videa uživatel viděl.
yt.innertube::requests
Neomezené
Tuto cookies používá společnost Youtube a slouží k zaznamenání informací o tom, jaká videa uživatel viděl.