3 tipy na okamžité zvýšení vaší produktivity

Nedostatek času je nemocí mnoha podnikatelů. Pokud pomineme zásadní chyby v plánování, existuje i spousta zdánlivých maličkostí, které mohou v souhrnu snadno zkonzumovat až několik hodin denně. Vyzkoušejte několik drobných změn a možná budete překvapeni.

Inzerce

Přerušení konzumují spoustu času

Podívejte se do své webové historie – to je zbytečných stránek, že? Opravdu je nutné kontrolovat email, Twitter a Facebook třikrát za hodinu? Takováto „drobná“ vyrušení hravě zkonzumují až několik hodin denně. Mezi další rušivé elementy patří různé telefonáty, dotazy, návštěva kolegy z vedlejší kanceláře, kafíčko, cigárko, porada a podobně. Samotné vyrušení sice může trvat pouhých několik minut, ale lidé nepodporují multitasking. Některé studie dokazují, že trvá až 15 minut, než se člověk po vyrušení plně vrátí k původní práci. Navíc bývá vyrušení zdrojem dalších podnětů. Cestou na kávu se zapovídáte s kolegou, potom někdo telefonuje, odpovíte na 2 nedůležité emaily a půl hodina je pryč.

Nedělejme si iluze, že to spraví sebekázeň. Většina z nás prostě nemá předpoklady úplně podobným nástrahám odolávat. Trik je v tom, že podobným svodům zabráníte změnou prostředí. Nainstalujte si do prohlížeče plugin pro blokování rušivých stránek a vymažte ze záložek zbytečné žrouty času. Vypněte telefon a na porady, kávu či cigaretu si vyhraďte pevné termíny a dodržujte je. Pracujte v klidném prostředí, velká firemní kancelář nebo domácnost s dětmi jsou zdrojem neustálých vyrušení.

Realistická očekávání a termíny

Pokud máte k řešení úkolu mnoho času, obvykle se jeho realizace jaksi protahuje. Parkinsonovo pravidlo praví, že se práce nafukuje, dokud neobsadí veškerý čas až do konečného termínu. Naopak pokud musíte něco udělat poměrně rychle, obvykle se soustředíte jen na to podstatné a úkol často zvládnete v neuvěřitelném čase. Šetříte tak čas a navíc vynecháte různé zbytečné drobnosti, ve kterých se často utopí až polovina času na realizaci.

Stanovte si reálně splnitelné termíny a případně je ještě zkraťte na 80 %. Abyste měli motivaci, pracujte například na notebooku s omezenou baterií nebo v internetové kavárně s pevnou zavírací dobou. Máme tendenci zbytečně stanovovat vágní termíny anebo si nechávat až moc zbytečných časových rezerv. Zbavte se těchto nebezpečných zlozvyků!

Efektivní drobnosti

Je mnoho zdánlivých maličkostí, které mohou vaši produktivitu zvýšit. Mnoho z nás má ve svém počítači chaos. Roztřiďte dokumenty přehledně do složek a dejte si na plochu zástupce nejčastěji používaných programů. Pokud máte notebook, nepoužívejte touchpad, ale kupte si pořádnou myš. Naučte se klávesové zkratky u často používaných programů. Zejména u složitých programů mohou klávesové zkratky ušetřit ohromné množství času. Pokud vašemu počítači trvají běžné úkoly až několik vteřin, dokupte paměti RAM. Klávesové zkratky a rychlejší operační paměť ušetří například půl vteřiny na každý úkon. Ale pokud takových úkonů je několik stovek denně, ve výsledku jsou to desítky minut promrhaného času.