Virtuální sídlo firmy: Ptali jsme se, proč a jak si ho založit

Nabídek na vytvoření virtuálního sídla firmy je plný internet, dokonce i nám do redakce chodí často dotazy, zda je to bezpečné a jak to vlastně probíhá. Firem, které tuto populární službu nabízejí, je  jako hub po dešti. V čem ale tato služba spočívá a proč ji tak často vídáme? Proč může začínající firma virtuální sídlo ocenit a kdy je vhodné si jej zakoupit? Na to a na mnoho dalších otázek nám odpovídala Ing. Kateřina Blažek Králová, jednatelka firmy CENTRAL OFFICE s.r.o.

Inzerce

Paní Králová, mohla byste našim čtenářům vysvětlit, co to vlastně virtuální sídlo firmy je?
Každá společnost musí mít sídlo, které je zapsané v obchodním rejstříku. Je to stejné jako u fyzické osoby, která musí mít trvalý pobyt. Pro každou společnost je nutností ze zákona mít sídlo. Virtuální sídlo neboli virtuální kancelář je služba, kterou poskytovatel pronajímá zákazníkovi – právnické osobě adresu, kterou si uvede do obchodního rejstříku, tudíž si klient zaplatí za adresu a nemusí mít pronajaté fyzické kanceláře.

Jaké to s sebou nese výhody?
Určitě velkou výhodou je finanční úspora. Klient za virtuální sídlo zaplatí několik stovek korun za měsíc a získá prestižní adresu v Praze, včetně služeb a jednací místnosti. Oproti tomu, kdyby si pronajímal fyzické kanceláře i na méně zajímavé adrese, měsíčně by zaplatil v řádech tisíců.

Takže může kanceláře zcela běžně používat? Je nějak omezen?
Po rezervaci klient může kanceláře běžně používat, pro účely jednání s úřady je pronájem zdarma a pro osobní účely je pronájem zpoplatněn (150 Kč/hod). Klienti, kteří vyhledávají virtuální kancelář, tak většinou kanceláře nepotřebují využívat každý den, ale spíše několikrát do měsíce a to u nás není problém.

Mluvíte o prestižní adrese, proč by podle vás měl klient chtít prestižní adresu sídla své firmy? V čem mu to pomůže?
Klienti volí prestižní adresu z různých důvodů, např. když obchodují se zahraničím, tak si na vizitky raději uvedou Prahu  než jiné město. Asi bych řekla, že hlavním důvodem, proč volí prestižní adresu, je, aby jejich firma měla dobrou image před obchodními partnery. Řada klientů má provozovny v jiných městech, ale na vizitky, webové stránky a podobně si raději uvedou Prahu, a v čem jim to konkrétně pomůže, je otázka už spíše na ně.

Liší se cena těchto lokalit od méně prestižních?
Cena se liší podle lokalit. Praha 1 je všeobecně nejdražší, pak další lokality bývají již levnější, u nás se ceny také odvíjí podle poptávky klientů a  vzhledu nemovitosti.

Není to celé v rozporu se zákonem?
Pokud poskytovatel virtuální kanceláře dodržuje zákonem daná pravidla, tak to v rozporu není. Naše společnost poskytuje virtuální kancelář v nemovitostech, ve kterých má vždy kanceláře a většinou recepci, a klientům poskytuje označení povinné zákonem. Samozřejmě jsou i nabídky jiných poskytovatelů, kteří zákonné označení nedodržují, a na základě toho by se jejich klienti mohli dostat do problémů.

Znamená to tedy, že na vaši budovu umístíte i nějakou cedulku s označením sídla mé firmy?
Ano, na každém sídle, které nabízíme, má klient štítek s názvem firmy a IČO.

Co lidi nejčastěji motivuje ke zřízení virtuálního sídla?
Naši klienti si u nás zřizují virtuální sídlo v Praze především z důvodů, že získají zajímavou adresu a za velmi výhodné ceny. Tudíž je motivuje cena a dobrá image pro jejich firmu a hlavně služby,  které jim k sídlu nabízíme, řešení poštovní agendy, poskytnutí kanceláří pro jednání, vedení účetnictví atd.

Vznikají nějaké povinnosti i mně jako vašemu klientovi?
Našemu klientovi vznikají povinnosti stejné jako jakémukoliv jinému podnikateli.

Což znamená? Naši čtenáři to třeba nevědí…
Každý klient by si měl u nás vyzvedávat poštu, aby mu jako podnikateli v důsledku toho nevznikly nějaké obtíže. Určitě je důležité být kontaktní a reagovat na případné požadavky úřadů.

Je nutné se v sídle firmy fyzicky zdržovat? Co když nás k tomu vyzvou úřady?
Fyzicky se klienti v místě sídla zdržují jen z vlastní vůle, např. když si přijdou vyzvednout poštu nebo mají u nás v pronajaté  zasedací místnosti osobní schůzku. Pokud je vyzve úřad, že se chce s danou firmou sejít v místě sídla, tak to pro naše klienty není problém, protože my na všech nabízených sídlech máme fungující kanceláře. Takže to funguje tak, že si klient u nás objedná zasedací místnost a má ji na daný termín k dispozici. Pro účely jednání s úřady je pronájem zasedací místnosti zdarma.

Umožníte mi vstup do budovy a využití tamních kanceláří v případě kontroly? Pojí se s touto službou i nějaké další služby?
Samozřejmě vám umožníme vstup do budovy a využití zasedací místnosti. Pokud má daný klient objednaný pronájem zasedací místnosti na jednom z našich sídel, tak je k dispozici pro klienta dle požadavků asistentka a vybavená kancelář.

Pokud se rozhodnu využít vašich služeb, co vše je zapotřebí zajistit? A s čím mi pomůžete?
Naše společnost se snaží klientům maximálně vyhovět a neobtěžovat je zbytečnou administrativní agendou. S klienty uzavřeme  Smlouvu o poskytnutí obchodního sídla a administrativních služeb, k sepsání této smlouvy potřebujeme od klienta základní údaje týkající se firmy a jednatele. Na základě sepsané smlouvy se klientovi předává Souhlas s umístěním sídla a tento dokument je potřebný pro zápis daného sídla do obchodního rejstříku, dokument se přikládá k Návrhu na zápis změny v obchodním rejstříku. Pokud má klient zájem připravit tento Návrh, tak náš kvalifikovaný tým ho ochotně připraví.

Jak dlouho celý proces trvá? Nezdrží to zápis společnosti do obchodního rejstříku?
Proces u  nás není nijak náročný, je to otázka několika minut. Pokud klient poskytne své údaje a údaje firmy dopředu, např. do telefonu nebo e-mailu, tak má smlouvu u nás připravenou a pouze ji přijde podepsat a okamžitě si může odnést Souhlas s umístěním sídla, který může hned odnést na Obchodní soud. Pokud klient zavolá dopředu, tak může zhruba do půl hodiny přijít podepsat smlouvu a během pár minut má vše vyřízené.

Tyto smlouvy jsou podepisovány na dobu určitou? Může je klient kdykoliv vypovědět?
Smlouvu o poskytnutí sídla a administrativních služeb klient u nás podepisuje na dobu neurčitou a kdykoliv ji může vypovědět. V tomto případě ale musí klient přesunout sídlo své firmy na jinou adresu.

Může mít virtuální sídlo i nějaké nevýhody pro klienta?
Nevýhody mohou klientovi vzniknout, pokud si špatně vybere poskytovatele virtuálního sídla, protože na trhu jsou i takové firmy, které tuto službu nabízejí v nevyhovujících a často technicky nezpůsobilých prostorách (např. sklep, garáž,…). Tito poskytovatelé nedodržují zákonné označení a jejich klienty mohou v důsledku toho poškodit.

Co nejhoršího se klientovi v takovém případě může stát?
Nejhorší asi to, že může být společnost dána z úřední moci do likvidace nebo společnosti může být udělena pokuta.

Na co si dát pozor při výběru poskytovatele virtuálního sídla?
Klient by měl při výběru zvážit určitě cenu a kvalitu poskytovaných služeb.  Zjistit si, kde se které sídlo přesně nachází a zda jsou k dispozici na dané adrese zařízené kancelářské prostory, například pro jednání s úřady, které zpravidla vyžadují scházet se v místě sídla.

Naše společnost na všech nabízených adresách poskytuje možnost využít zdarma zasedací místnost pro jednání s úřady. Klient by se měl také informovat, když vybírá adresu virtuální kanceláře, zda bude mít zákonné označení své firmy na budově, prostorách vstupu do budovy, příp. společných prostor, nebo jen otrhaný cár papíru na nevzhledně vypadající poštovní schránce.

Klient by si měl dopředu také zjistit, co bude s poštou, která dojde na sídlo jeho firmy, zda mu bude přebírána v místě sídla a bude mít možnost si ji vyzvednout zdarma, nebo bude služba navíc zpoplatněna. Naše firma klientům poštu přebírá a zdarma si ji mohou vyzvednout na recepci v pracovní době. A zdarma naše klienty informujeme o příchozí poště prostřednictvím e-mailu.

Jaký je rozdíl mezi virtuálním sídlem a virtuální kanceláří?
Oba termíny mají v podstatě stejný význam. Společnosti, které nabízejí virtuální sídlo, nabízejí pouze adresu, kterou si klient za určitý poplatek uvede do obchodního rejstříku. Virtuální kanceláří, kterou nabízí naše společnost, se rozumí, že klient k adrese dostane navíc i služby, jako je například příjem a výdej došlé pošty nebo možnosti využití zasedací místnosti na každé nabízené adrese. A to vše za ceny, které jsou srovnatelné s konkurencí, která mnohdy žádné kanceláře na daných adresách nemá.

Kateřině děkujeme za rozhovor. Jelikož se naši čtenáři o toto téma často zajímají, poprosili jsme ji, aby odpovídala na případné dotazy ohledně této problematiky, které můžete klást do komentářů. Pokud jsme tedy některou z otázek nezodpověděli, můžete se zeptat právě teď.