Kam a jak zapisovat efektivně všechny informace?

Každý den se na nás valí obrovská spousta všemožných informací a kapacita mozku přestává stačit. Je snazší než kdy dříve na nějakou záležitost zapomenout a stejně tak najít informaci, kterou jsme si před časem někam uložili. Jak z toho ven?

Inzerce

Zapisujte si všechno, co se Vám dostane do hlavy

Postupem času jsem se naučil, že pro efektivní fungování si musím začít zapisovat naprosto vše, na co narazím. Ať už se jedná o úkol v pravém slova smyslu či přání, cíl nebo nějakou informaci k archivaci, musím si ji zapsat. Důvod je vcelku prostý – nejen, že hrozí její zapomenutí, ale zároveň se člověk přestává soustředit, pokud v hlavě udržuje spoustu aktuálních záležitostí. Lidský mozek totiž spotřebovává spoustu energie k udržení nějaké myšlenky. Logicky pak tuto energii nemůže využít pro další činnosti mozku (přemýšlení, kreativitu apod.).

Pokud se tedy snažíte všechny myšlenky udržovat v hlavě, bude Vám práce trvat zpravidla déle a není tak kvalitní. Hrozí navíc, že na nějaké záležitosti zapomenete. Kdo se zajímal o GTD metodu (Mít vše hotovo od Davida Allena), možná již narazil na pojem Inbox. Tedy jakousi schránku, do které zapisujeme všechny záležitosti, na které za den narazíme. A o tom dnes bude řeč.

Diář, zápisník, nebo mobilní telefon? O tom rozhodněte Vy

Mnoho lidí brzy začne řešit otázku, kam tedy všechny informace zapisovat? Na svých školeních často dostávám otázky, zda je lepší využít klasický papírový zápisník nebo nějakou sofistikovanější aplikaci do mobilního telefonu. Odpověď je jednoduchá – použijte to, co nejvíce vyhovuje Vám.

Inbox by měl ale splňovat hlavně 2 pravidla:

• měl by být po ruce téměř v jakoukoliv chvíli,
• zapsání by mělo být velice rychlé a snadné.

Pokud s sebou budete stále nosit miniaturní zápisník a pravidelně si do něj poznamenáte vše, co se dostane na mysl, je to super řešení. Já osobně ale dávám přednost mobilnímu telefonu, který mám u sebe tak jako tak většinu času. Oproti papírové metodě mi navíc umožní diktování hlasem či záznam fotografií, článků apod.

Důležité ale je, abyste měli těchto tzv. Inboxů co nejméně – a nejlépe jen jeden. Spousta z nás má již nyní určité Inboxy – některé záležitosti máte v e-mailu, něco si zapisujete do telefonu, něco do diáře a něco třeba lepíte jako lístečky na monitor. Jistě mi dáte za pravdu, že je pak extrémně složité nějakou informaci najít. Proto ať se rozhodnete pro jakoukoliv formu Inboxu, mějte nejlépe jen jeden. Plňte jednu hromadu.

Minimálně jednou za den Inbox zpracujte

Samotný fakt, že si veškeré záležitosti začnete zapisovat, hodně pomůže. Člověk se může na jednu stranu lépe soustředit (nemusí v hlavě udržovat tolik informací) a zároveň máte jistotu, že o informace nepřijdete. Nezapomenete je. Pokud bychom však poznamenané informace nechali ladem a nijak je nezpracovali, zase tolik by nám to nepomohlo. Věci by se nedaly kupředu.

Z toho důvodu je potřeba Inbox minimálně jednou za den tzv. zpracovat. Tento proces obnáší kontrolu všech zapsaných položek za daný den a rozhodnutí nad 4 kroky u každé z nich:

• smazání: Možná se zdá kontraproduktivní, proč bychom nějakou poznamenanou informaci zpětně mazali. V době zapsání však šlo jen o to, abychom ji co nejrychleji dostali z halvy a nemuseli nad ní přemýšlet. Nyní se však můžeme zamýšlet, zda vůbec daná záležitost souvisí s našimi cíli a zda ji potřebujeme vykonat. Pokud ne, smažeme ji. Tím se vůbec nedostane do našeho “ToDo-čka”.
• vykonání: využijme tzv. pravidlo 2 minut. Pokud vykonání nějakého úkolu zabere méně než 2 minuty, nemá cenu se zdržovat jeho plánováním do kalendáře a ani jej odkládat. Udělejme jej nyní.
• plánování: úkoly, které budeme plnit v budoucnosti a zaberou více než 2 minuty (nebo je nemůžeme z určitých důvodů udělat hned), si naplánujeme. Do kalendáře, speciální aplikace, diáře apod. Tomu se detailně budeme věnovat v dalších dílech.
• archivace: pokud jsem si poznamenal informaci, kterou budu chtít uložit na pozdější využití, vhodně ji archivuji. Osobně používám výborný Google Disk, který má velmi dobré vyhledávání. Data jsou navíc v cloudu. Na uložení článků může zase sloužit Pocket.

Po této sadě kroků budeme mít všechny poznamenané události ze dne zaneseny ve svém systému. Tím máme jistotu, že když se druhý den podíváme do svého diáře, kalendáře nebo nějaké aplikace, bude vše aktuální. A to je extrémně důležité. Inbox lze podle potřeby zpracovávat i vícekrát denně. Mně osobně stačí většinou jednou denně večer.

Doporučuji myslet vždy na to, že položky v Inboxu budu později zpracovávat, a tak se snažte ukládat informace ve srozumitelné formě. Poznámka “banka” mi nemusí později prozradit, co jsem vlastně chtěl udělat apod. Lepší je si tedy rovnou do Inboxu zapisovat informace stylem “zavolat do banky kvůli účtu”. Nezabere to o tolik více času a bude vždy při zpracování Inboxu jasné, co jsem přesně v době zapsání zamýšlel.

Google Keep, Trello a další alternativy

Na závěr si pojďme představit několik aplikací, které můžete pro svůj Inbox vyzkoušet. Žádná není dokonalá, ale zároveň každá poslouží spoustě uživatelů výborně. Vlastníte-li smartphone s Androidem, vybízí se vcelku povedený a nenáročný Google Keep. Ten umožní přidávat položky nejen textově, ale i třeba hlasem, přidávat fotografie a další. Je navíc zdarma a přístupný i z počítače.

Osobně používám pro svůj Inbox, ale zároveň i organizaci úkolů a projektů aplikaci Trello. Ta je k dispozici zcela zdarma a opět funguje v cloudu. Jako Inbox používám vlastní nástěnku a první sloupec Inbox. Další sloupce slouží k organizaci úkolů, což si představíme v dalším článku. Trello nabízí také povedený Widget na domácí obrazovku, je možné diktovat položky hlasem a jako přílohu lze přidávat libovolné soubory.

Mezi další programy, které mohou posloužit nejen jako Inbox, ale i posléze i třídění úkolů, mohu zařadit:

• Todoist
• Wunderlist
• Doit.im
• Asana
• MeisterTask

Jakým způsobem třídíte informace vy?