Obchodní dopis: Znáte všechny náležitosti, které musí splňovat?

Mnoho lidí si myslí, že obchodní dopis je nedůležitý a proto jej zanedbává. Je to jedna ze základních věcí, kterou by se měl podnikatel naučit, jelikož i sebemenší chybička dokáže protější stranu odradit od budoucí spolupráce či obchodu. V tomto článku se vám pokusíme jej pomoci sestavit a zdůraznit věci, na které byste neměli zapomenout.

Z čeho se tedy má takový dopis skládat?

Adresa odesílatele

Na poštovní obálce, stejně jako v e-mailu, píšeme svou adresu zásadně do levé horní čtvrtiny. Některé obálky obsahují předtisk, kde je již toto místo vyznačeno a nemělo by být překročeno. Uspořádání adresy není nějak stanoveno, dbejte ale na to, aby byl název podniku či podnikatele přesný a adresa úplná.

Adresa adresáta

Adresu adresáta umisťujeme na obálce bez předtisku do pravé dolní čtvrtiny rovnoběžně s delší stranou obálky. Opět zde zmíním dle mě lepší variantu a to předtištěnou obálku, kde máme opět vyhrazeno místo v adresovém pásmu vyznačeném orientačními růžky. V případě e-mailu píšeme adresátovu adresu pod adresu odesílatele s odstupem přibližně dvou řádků.

Předmět (v případě e-mailu), věc (v případě psaného dopisu)

Předmět by měl být jednoduchý, krátký a výstižný. Zkrátka adresáta informujte, o čem se v e-mailu dočte. Stejně tak je tomu u věci.

Oslovení

Další z důležitých věcí je oslovení, nesmíme na něj zapomenout. Píšeme jej s odstupem dvou řádků. Oslovujeme samozřejmě 5. pádem, za oslovení dáme čárku a pokračujeme v textu zase vynecháním jednoho řádku.

Text dopisu

U textu dopisu používáme jednoduché řádkování. Důležitý údaj zvýrazníme umístěním na samostatný řádek, tudíž musí být nad ním i pod ním prázdný řádek. Levá strana je zpravidla zarovnána, pravá strana může nebo nemusí být zarovnána, záleží na Vás.

Pozdrav

Mezi posledním řádkem textu a pozdravem uděláme prázdný řádek, jelikož se pozdrav považuje za další odstavec. Začínáme zdravit od levé strany také se zarovnáním.

Podpis

Pod vlastnoruční podpis píšeme zpravidla titul, jméno, příjmení a funkci pracovníka. Pokud použijete razítko, patří vlastnoruční podpis právě pod něj. Podpis umisťujeme také z levé strany se zarovnáním, ale pokud ho dáte na pravou stranu, nic se neděje, chyba to není.

Jak takový dopis může vypadat?

O pár řádků výše jste se dočetli, co by měl obchodní dopis obsahovat. Já vám zde názorně přikládám můj e-mail pro provozovatele tohoto magazínu, Jirku Rosteckého.

Pavel Mikovčák
Pavlíkova 11
111 11 Ostrava

MladýPodnikatel.cz
Jiří Rostecký
provozovatel
Jiříkova 11
111 11 Plzeň

Vážený pane Rostecký,

nedávno jsme spolu komunikovali o tom, že hledáte nové redaktory. Vaši nabídku jsem zvážil a rád bych pracoval po Vašem boku a dále rozvíjel Mladého Podnikatele. Svou referenci Vám nyní přikládám k e-mailu a doufám, že se Vám bude líbit.
Očekávám Vaši brzkou reakci.

S pozdravem,

Pavel Mikovčák

Doufám, že se vám tento článek líbil a pomohl vám.