Jak si organizuji svou práci a pomáhám sobě i klientům?

Freelancer často pracuje pro více zákazníků najednou a vedle toho má také vlastní projekty. Potřebuje mezi nimi tedy v rámci dne přepínat a soustředit se na konkrétní téma. Když to nedokáže, může snadno zapomínat na důležité úkoly, sníží se kvalita jeho práce a dostane se do stresu. V tomto článku vám ukážu, jak k tomu přistupuji já a co mi v soustředění pomáhá.

Inzerce

Odkládejte myšlenky

Nejcennější nástroj pro freelancera je jeho hlava a schopnost mozku přemýšlet. Kapacita mozku je omezená a multitasking tříští pozornost. Základem je tedy mít v hlavě čisto a naučit se systematicky odkládat myšlenky. Obsedantní myšlenky nejvíce ničí vaši výkonost při práci. Zároveň je potřeba pracovat systematicky, aby se projekty dotáhly do konce a neskončily v prokrastinačním tunelu věčnosti.

První nástroje, který mi pomáhá, nenajdete na internetu. Jsou to obyčejné desky s klipem. Dalšími pomocníky už jsou internetové nástroje Asana a Trello. Pojďme se podívat, jak s nimi pracuji.

Desky s klipem

Každý den večer si s nimi sednu/lehnu na gauč a nahoru na papír si napíšu název druhého dne (v pondělí píšu úterý). Zní to jako detail, ale napsání, jakého dne se další poznámky týkají je důležitější, než si možná myslíte. Někdy se totiž nepodaří zpracovat všechny poznámky a takto po pár dnech vím, jak dlouho ten úkol „hnije“, podle čehož mu mohu přiřadit patřičnou prioritu.

Následně si na papír napíšu vše, co v tu chvíli mám v hlavě, že bych měl udělat. Píši si jak pracovní, tak i soukromé úkoly, abych měl v hlavě čisto a mohl jsem se krátce zamyslet nad všemi úkoly z nadhledu.

Píši si nejenom úkoly na druhý den, ale i dlouhodobější úkoly. Zároveň si vezmu poznámky z předchozího dne a přepíšu nevyřízené úkoly do nového dne, abych starý papír mohl vyhodit. Dlouhodobě jsem vypozoroval, že si takto denně píšu 10-20 úkolů. Ne vždy se podaří papír přepsat, tak ho nechávám bokem a využívám předepsaného dne na vrchu papíru.

Druhý den, když „sednu k práci“, vezmu poznámky a nejdříve zpracuji rychlé úkoly, které netrvají více jak 5 minut nebo jsou hodně snadné. Takto se „rozpracuji“ a dostanu do pracovního procesu (flow). Následuje jeden nebo více větších úkolů. Většinou to jsou úkoly, které jsou náročné nebo nepříjemné. Tyto úkoly jsou nejvíce náchylné k prokrastinaci.

Následují ostatní úkoly z desek. Pokud je přes den potřeba něco rychle zapsat (což je skoro vždy), tak si to dopisuji na desky.

Pokud je neplánovaně potřeba něco promyslet/rozmyslet, vezmu si další papír a nadepíšu ho tematickým názvem – např. „affil“ nebo názvem daného projektu. Na papír bodově napíšu všechny myšlenky, aby mi v hlavě žádná nezůstala.

Schopnost přenášet systematicky myšlenky z hlavy na papír nutí a trénuje schopnost rychlého rozhodování nad mikroúkoly. Vždy se ptám, zda daná myšlenka stojí za napsání, což mi také pomáhá určit moje priority.

Trello

Sem si do nástěnek zapisuji soukromé úkoly většinou ve stylu nadpisů. Poznámky slouží jenom pro archivaci informací. Například založím nástěnku „E-shop“ se sloupci „Vývoj,“ „Zboží“, „Propagace“ a „Hardware“, což mi pomáhá členit poznámky na jednotlivé oblasti a žádnou z nich nepodcenit a nezapomenout.

Můj systém práce se sloupci lze pěkne popsat na sloupci „Propagace“. Mám v něm jednotlivé poznámky (např. „Sklik“, „Soutěže“, „Články“ apod.) a teprve do těchto bloků zapisuji, o co konkrétně v danou chvíli jde.

Vyhovuje mi, že je Trello mobilně více user-friendly než Asana, je tedy skvělé na zapisování a zpracování mimo kancelář, když mě třeba něco napadne na cestě.

Asana

Se zákazníky většinou pracuji dlouhodobě, a proto pro každý projekt zakládám vlastní „Asanu“. Zákazníka nebo jeho zaměstnance, se kterými komunikuji, naučím v první řadě tento nástroj používat. Zákazník často chrlí nápady na vývoj bez hlubšího systému a sám nemá jasno v prioritách.

Pokud se jedná o firmu, tak často zaměstnanci mezi sebou nesdílí informace a mají v tom „hokej“. Takto mezi sebou sdílíme jednotlivé úkoly, aby se na žádný v průběhu času nezapomnělo. Každému to také umožňuje nezávisle rozvíjet detaily jednotlivých úkolů, čímž vnáším zákazníkovi do webového vývoje systém a možnost prioritizace. Je to skrytá přidaná hodnota mé práce, kterou zákazníci oceňují zpravidla až časem.

Úkoly jsou rozděleny do bloků podle stádia, v jakém se nacházejí. V každém bloku jsou úkoly řazeny podle naléhavosti. U každého úkolu měníme fotku nebo písmenko přiřazené k účtu uživatele, aby dotyčný věděl, že má nový úkol, který na něj čeká, a ostatní věděli, kdo na tom úkolu zrovna pracuje.

U každého projektu je žádáno, aby se člověk soustředil na 100%, často to slyší startupisti od investorů. Odkládání myšlenek a jejich systematické zpracování Vám umožní se 100% věnovat více projektům a využít svůj mentální výkon na 120%. Tento způsob systematického zpracování požadavků u více projektů najedou umožní i podprůmerněmu freelancerovi stát se profesionálem, který má tolik práce, že si může vybírat.

Více o organizaci práce:

• Daniel Gamrot: Podnikatelé se nechávají neustále rozptylovat
• Jak si práci organizuje Jan Kvasnička?
• Jak předejít syndromu vyhoření?