Inzerce

Inzerce

10 pravidel emailové komunikace. Víte, jak napsat správně email?

Emailová komunikace je pro mnoho podnikatelů klíčová. Dodnes je email považován za jeden z nejdůležitějších komunikačních prostředků, a je to rozhodně zasloužené. Když pomineme fakt, že podle společnosti Symantec tvořil v roce 2009 až 87 % všech emailů spam, je email potřebným nástrojem pro každého podnikatele.

Inzerce

Jak ale správně napsat email? Jakých chyb se v něm nedopustit? Jak celou komunikaci urychlit a nezdržovat se? Přinášíme vám 10 základních pravidel, jichž byste se měli držet při psaní jakéhokoliv emailu.

1) Předmět dělá email

Předmět emailu je vůbec tím nejzákladnějším prvkem. Představte si, že máte ve své emailové schránce tisíce emailů a teď musíte najít jen jeden z nich. Pročítat všechny řádky je poměrně složité, ale usnadnit vám to může dobře zvolený předmět. Email s nevyplněným předmětem navíc může snadno spadnout do nevyžádané pošty.

Měli byste v něm jasně a stručně definovat obsah celé zprávy. Mělo by z něj být okamžitě jasné, o čem bude pojednávat. Mnoho lidí si emaily deleguje, dělá si z nich úkoly, odkládá je na později a jinak s nimi pracuje. Pokud váš email bude mít špatný předmět, nemuseli byste se odpovědi ani dočkat.

2) Oslovení je slušnost

Začít emailem bez oslovení nevypadá příliš slušně. Mnoho emailových klientů umožňuje automatické vkládání základní šablony, kde kromě podpisu může být i úvodní oslovení. Neměli byste na něj zapomínat. I když přijdete do obchodu, první pozdravíte.

Většina lidí to příliš neřeší, ale i oslovení se dá dobře zkomolit. Měli byste znát základní pravidla oslovování lidí. Pokud jednáte s magistrem, správně jej oslovte „pane magistře“. Pokud jeho titul neznáte, zůstaňte u neutrálního a ničím neurážejícího „pane“. V emailech samozřejmě neplatí rozlišování mezi paní, slečnou a podobně. Bylo by nemožné před napsáním emailu analyzovat rodinný stav adresované, takže můžete zůstat u „paní“. Je-li adresátem například výkonný ředitel společnosti, oslovení bude „pane řediteli“.

Pro zajímavost můžeme uvést, že v případě vojáků je vhodné zvolit oslovení „nadstrážmistře“ a dále dle hodnosti. A pokud byste psali královně? Zvolili byste titul „Vaše veličenstvo“. V případě jejího manžela by to bylo „Vaše královská Výsosti“. Zajímavé, že?

3) Věcnost emailu

Nejdůležitější ale pořád zůstává samotný obsah emailu. Řada podnikatelů denně dostane desítky a možná i stovky emailových zpráv, takže prochází jednu po druhé a postupně všechny řeší, deleguje nebo odkládá na později. Traduje se pravidlo, že email, který lze vyřešit do dvou minut, se musí vyřešit ihned. Vše ostatní se dá odložit, zapsat do úkolů a podobně. Pokud ale snadný úkol v emailu popíšete textem na dvě A4, můžete si gratulovat, že jste udělali z komára velblouda.

V emailu buďte struční, výstižní a věcní. Dnešní doba je uspěchaná, proto svého adresáta nezdržujte zbytečným vypravováním. Pokud je to možné, napište email co nejkratší. Věnujte se hned meritu věci, jasně popište, co vlastně potřebujete. Snažte se předejít doplňujícím dotazům a dalšímu protahování.

Společnost McKinsey provedla v loňském roce průzkum, z něhož vyšlo, že běžný uživatel projde denně průměrně 114 emailů, což dělá celkem 41 610 emailů ročně. Tráví tím až 2 hodiny a 14 minut.

4) Historie je důležitá

Mě samotného dokáže nejvíce rozčílit, když mi někdo na můj email odpovídá novými emaily. Myslím tím, že smaže historii, respektive pošle email zcela nový. Populární Gmail a řada dalších klientů jednotlivé zprávy sdružuje do vláken, což usnadňuje orientaci mezi všemi zprávami. Člověk si tak může rychle připomenout, co s daným člověkem řešil, kde byl problém a jaký je aktuální stav. Dohledávání těchto informací může být na dlouho a vy ztrácíte ony dvě minuty, které zbývají do odložení emailu.

5) Členění emailů

Pokud máte na srdci více věcí a adresátovi tedy potřebujete zaslat více úkolů, zkuste je rozdělit do samostatných emailů. Je to snazší už z hlediska postupného řešení. Rozhodně je to lepší, než dlouze vypisovat všechny úkoly v jedné zprávě, číslovat to, aby se v tom všichni vyznali, a podobně. Emailů můžete poslat klidně deset, stále ale bude přehlednější, když je rozdělíte do samostatných zpráv, potažmo vláken.

Zároveň tak předejdete riziku, že adresát něco přehlédne. Příliš mnoho textu navádí k zapomenutí nějakého detailu, nepovšimnutí si důležité věci a nedokončení celého úkolu. V neposlední řadě je to prospěšné i pro vlastní systém delegování a odkládání.

6) Časový rozvrh

Podle PassiveCashMentors.com a jejich infografiky bychom měli počítat s tím, že 23,63 % lidí si email otevře do hodiny od doručení. Během prvních pěti hodin by si jej mělo přečíst 90 % lidí. Celkem 38,7 % ze všech emailů chodí mezi 6. hodinou a polednem, 25,8 % od oběda do 18. hodiny a od této doby až do půlnoci celkem 29,6 % emailů. Kdoví, zdali je to pravda, rozhodně jsou to ale zajímavá čísla.

7) Přílohy

Na přílohy se často zapomíná. Možná to znáte. Pošlete email, k němuž chcete přiložit přílohu, ale po dopsání rychle kliknete na tlačítko „Odeslat“ a na přílohu zapomenete. Následuje nový email s výmluvou, že emailový klient nefunguje správně a přidanou přílohu neodeslal. Zkuste to raději opačně. Nejdříve přidejte přílohu, pak pište email.

Myslete i na formáty přílohy. Ne každý má nový Word, takže .docx vyměňte za .doc. Možná nejlepším řešením ale je .pdf. Větší emaily zkuste nahrát na nějaké share servery nebo na vlastní FTP. Vše se dá v RARu dobře zaheslovat, takže se nemusíte bát.

8) Vše není důležité

Některé klienty umožnují email před odesláním označit jako důležitý. Adresát si jej pak snadněji všimne, a vy se tak můžete odpovědi dočkat rychleji. Tato funkce má svůj význam, ale pouze za předpokladu, že nebude zneužívána. Ne každý email je důležitý a vy možná nejste to jediné, co má adresovaný na programu dne.

9) Podepište se, ale s rozvahou

Mám rád ty emaily, kde je podpis delší než samotná zpráva. Z podpisu se u mnohých stala nová reklamní plocha. Kromě jména tam je i odkaz na vlastní webové stránky, sociální sítě, nabídka služeb, doporučení nějakého produktu s affil odkazem, představení firmy a podobně. Na to se vykašlete.

Osobně používám kombinaci jména, osobní webové stránky a základních kontaktů. Uvádím telefonní číslo, odkaz na preferované sociální sítě a moje IČ. Když jsem to takto začal používat, mnohdy jsem předešel dotazům na tyto informace.

10) Buďte slušní

Nečekejte odpověď do hodiny, takže hned nepište druhý email. Já někdy odpovídám na emaily i po třech dnech, protože toho mám hodně. Mám takové pravidlo, že pokud mi někdo neodpoví do týdne, napíši mu znovu, neboť email mohl spadnout do nevyžádané pošty. Už několikrát se mi to tak i stalo.

V emailu nepoužívejte CAPS LOCK. Obecně se totiž traduje, že co je velkými písmeny, to jakoby křičíte. Použijte to maximálně pro zdůraznění pár slov.

Vyhněte se formátování. Už několik lidí mi zaslalo emaily, které byly sice hezky formátované, ale jejich čtení bylo zdlouhavé. Ne každý emailový klient to dokáže otevřít tak, jak chcete. Dejte raději přednost normálnímu formátování – vlastně bez formátování.

Nezapomeňte, že co je psané, to nemusí vyznít správně. Společně s emailem nezasíláte i tón, jakým jste si zprávu pošeptali. Druhá strana jej nemusí pochopit a mohlo by vzniknout nedorozumění. Takže pište neutrálně, normálně a jasně.

Co nejvíce štve v emailech vás? Řídíte se nějakými pravidly? Podívejte se na naše videa o marketingu.

jiri-rostecky

Jiří Rostecký

Jirkovi je 27 let a je zakladatelem MladýPodnikatel.cz. Podnikat začal ještě na střední škole, ale jeho první firma mu vůbec nevyšla. Po ní se začal naplno věnovat natáčení rozhovorů a podcastů, kterých má za sebou už bezmála 7 stovek. Ročně pořádá desítky akcí pro podnikatele a často přednáší na vysokých školách. Časopis Forbes ho umístil do českého výběru 30pod30, několikrát byl nominován na Osobnost digitálního marketingu WebTOP100 a opakovaně se umísťuje i v Křišťálové Lupě. Píše blog a sledovat ho můžete třeba na Facebooku nebo na LinkedIn.

Nenechte si ujít

konstantin-margaretis-web

Budování managementu firmy | Konstantin Margaretis (Skladon)

jakub-kaderavek-web

Koho si najmout na váš web na WordPressu? | Jakub Kadeřávek

marek-odehnal-web

Jak v podnikání vytvořit skutečné jmění? | Marek Odehnal

Právě vyšlo

jakub-cerny-web

Zvýšení tržeb e-shopu díky vyhledávání na webu: Jak na to? | Jakub Černý

petr-borkovec-web

Vize a strategie firmy, práce s OKR | Petr Borkovec (Partners)

petr-volf-web

Jak spolupracovat s digitálními agenturami a nenapálit se? | Petr Volf

Nejoblíbenější

pavel-minar-web

Procesní řízení, systém práce a růst v podnikání na volné noze | Pavel Minář

marek-lecian-web

Zvyšování odbornosti u specialistů na volné noze | Marek Lecián

andrej-kiska-web

Jak získat investora a vybudovat úspěšný startup? | Andrej Kiska (Credo Ventures)

Komentáře

m1ch3l

Před 8 roky

Nejhorsi je kdyz nekdo napise email (treba poptavku po zakazce) a posle to dalsim 20 lidem. Kdyz uz nekdo shani nejlepsi cenu tak at aspon zakryje vsechny prijemce.

Odpovědět »

omar

Před 7 roky

to ale nerikej nam, ze…

Odpovědět »

Šimon

Před 8 roky

Snažím se dodržovat většinu pravidel co jsou výše. Co se týká oslovení, tak to je samozřejmost. Ovšem když něco řeším a konverzace probíhá rychle přijde mi divné ho pořád zdravit a tak se tomu vyhnu.
Nelíbí se mi, když se snažím s někým jednat na úrovni a on si nedá ani tu práci psát s diakritikou a na nabídku odpovídá ve stylu „beru za 300“

Odpovědět »

WaQueRe

Před 8 roky

Šimone, psát bez diakritiky je někdy nutnost. Zkuste psát email z mobilu s Androidem s diakritikou….

Odpovědět »

Šimon

Před 8 roky

Takto jsem nad tím nepřemýšlel. Pravdou je, že psát na dotyku s diakritikou je o nervy a dlouho to trvá. Jsem měl galaxy mini, ale během týdne sem se vrátil ke klasice. Jak se mi rozpadl telefon s klasickou konstrukcí, tak jsem si pořídil telefon jak s qwerty tak dotykem. Mít jen dotyk, tak by mě ruply nervy, než bych se to naučil :D

Odpovědět »

Jiří Rostecký

Před 8 roky

Já mám opačné zkušenosti. Samsung Galaxy SII a tablet Google Nexus 7, na obou píšu s diakritikou. Existuje řada aplikací, které vás nechají psát „tahem“ i za použití diakritiky. Což mi usnadňuje práci + píši „normálně“. Na druhou stranu ale souhlasím s tím, že v dnešním mobilním internetu je třeba s tímto počítat. :)

Odpovědět »

Lucie

Před 8 roky

Ahoj komentátoři (nezapomínejme na oslovení =o)
Přijde mi jako velká škoda a taky hanění našeho jazyka, když lidé píší bez diakritiky. Čeština hold má háčky a čárky, tak se s tím budeme muset poprat.
Vím, že na mobilu je to zdlouhavé a někdy o nervy, sama mám dotykový telefon asi týden a neustále z toho šílím. Myslím si ale, že je slušnost jak k adresátovi tak k naší krásné češtině, psát s diakritikou.

Odpovědět »

Zaneta Corsini

Před 5 roky

Pracuji turisticke stredisku v Italii a s ceskymi zakazniky komunikuji v cestine a bez diakritiky. Jelikoz v praci nemam ceskou klavesnici a kazdy Email na ktery odpovidam je v jinem jazyku,bylo by casove nemozne klavesnice prepinat. Doufam, ze se na me zakaznici nezlobi. :-)

Odpovědět »

Marie

Před 6 roky

Doporučuji rozlisovat slova e-mailu (popř. mail) a email.

Odpovědět »

Marie

Před 6 roky

Doporučuji rozlisovat slova e-mail (popř. mail) a email.

Odpovědět »

Martin

Před 4 roky

Dobrý den,

je nutný pozdrav v opakované emailové konverzaci, když si vyměňujeme emaily v horizontu minut?
Děkuji
S pozdravem
Martin H.

Odpovědět »

Monty19

Před 3 roky

Dle mého názoru není. Pokud je to opravdu v rozmezí několika minut, stačí pozdrav jen v prvním mailu. V tom ale musí být i rozloučení. V dalších již to není nutné.

Odpovědět »

Magda

Před 3 roky

Dobrý den,
po jaké době myslíte, že je vhodné se znovu připomenout, pokud druhá osoba nereaguje na první email?

Díky,
Magda

Odpovědět »

dagmar hartlova

Před 2 roky

Zitra privezi dekuji hartlova

Odpovědět »

Přidej vlastní komentář

Tyto stránky jsou chráněny pomocí reCAPTCHA a platí s tím související ochrana soukromí a smluvní podmínky společnosti Google.

Doporučené články

juraj-sutoris-web

Juraj Sutoris: Krach v podnikání, pád na dno, drogová závislost

petr-satny-web

Petr Šatný: Jak dělá marketing cestovní kancelář Alexandria?

ondrej-slama-web

Ondřej Sláma o prodeji INBORN. Kdy prodat vlastní firmu?

lide4

4 otázky, které si položte dříve, než začnete rozšiřovat svůj tým

Inzerce