Jak poznat, co je skutečně důležité a čemu se věnovat?

Každý den se na nás valí tolik záležitostí, že pokud bychom se chtěli věnovat všem, nikdy se nám to nepovede. Problém je, že většina lidí přesně takhle funguje. Jak tedy poznat to důležité a čemu dávat přednost?

To nejdůležitější vždy na první místo. Ale jak?

Téměř v každé literatuře či článku, který se Vás snaží posunout vpřed, se dočtete, že máte správně řídit své priority. Dávat zkrátka tomu, co je důležité, přednost před vším ostatním. Jsou to vlastně takové nepsané základy osobní produktivity, o kterých jsem se rozepsal v prvním díle našeho seriálu. Zbavit se spousty některých nedůležitých úkolů nebude teoreticky problém pro nikoho z nás, mnohdy však narazíme.

Nutně totiž nastanou chvíle, kdy se budeme ptát sami sebe – co je vlastně pro nás důležité? Jak poznám, kterému úkolu se věnovat a kterému nikoliv? Na tuhle otázku Vám zpravidla žádný software či nástroj neodpoví. Nebudu se Vám ani snažit tvrdit, že to poznáte svým srdcem. Jedna možnost tu ale je – dejte svému životu směr. Někdo to nazývá životními cíli, někdo posláním a jiný zase vizí. Zpravidla jde ale vždy o to samé.

Inzerce

Když jsem se před lety začínal intenzivněji věnovat téma osobní produktivity, na podobné rady jsem narážel často. A bránil se. Proč bych si měl sepisovat své životní hodnoty a tvořit nějakou vizi, když jen potřebuji vyladit plánování času? Nedokázal jsem si představit, jak konkrétně by mi to mohlo pomoci. Postupem času jsem ale změnil názor. Osobní vize může na jednu stranu působit jako hezká motivace do budoucna, beru to ale spíše jako sekundární účel. Důležitější v mých očích je, že mi vize pomůže odpovědět na otázku, zda je tohle důležitý úkol, či nikoliv.

Vize jako kompas, který řídí náš život

A co to vlastně je? Osobní vize by měla obsahovat to, čeho si nejvíce vážíte a k čemu chcete směřovat. Když se lidí zeptáte, co by je učinilo šťastnějšími, zpravidla odpoví věci jako peníze, nové auto, větší byt apod. Když ale otázku změníte na to, co je dělá šťastnými nyní, je to většinou rodina, zdraví, práce, která je baví, cestování, koníčky apod. To by měly být přesně ty hodnoty a cíle, které Vás ráno donutí vstát z postele. Ne vidina dražšího auta či bytu.

Když se na to podíváme prakticky, má vize by mohla obsahovat například následující hodnoty:

• Dělat práci, která mě baví – nechci být jako velká část lidí, kteří denně chodí do práce, která je nebaví, a berou ji jen jako nutné zlo.
• Chci pomáhat lidem – nejsem chirurg a nikdy nebudu nejspíše zachraňovat životy. Mou snahou ale je, aby má práce pomáhala ostatním lidem. Pokud má činnost každý den někomu ušetří třeba jen minutu času nebo jej přivede na lepší nápady, budu to brát jako osobní úspěch a smysl.
• Chci cestovat – rád bych se podíval po nejzajímavějších koutech světa.
• Chci být pro ostatní dobrým příkladem – v mém životě jsou lidé, kteří mi otevřeli oči a pomohli mi se vydat na cestu, kterou nyní kráčím. Chci, abych i já byl pro ostatní inspirací a vzorem.
• Rodina – chci být milující manžel, na kterého je spolehnutí.

U každého úkolu se ptejte, zda souhlasí s Vaší vizí

Nyní přihází ten skutečný důvod, proč mám jasnou vizi – mohu ji využít k tomu, abych se rozhodl, zda se danému úkolu chci nebo nechci věnovat. Rozhodnutí o tom by se nemělo řídit primárně termínem dokončení nebo tlakem okolí, ale právě tím, zda souhlasí s Vaší vizí.

Když se například objeví úkol “Odeslat návrh školení klientovi XYZ”, mohu se velice jednoduše zeptat: “Posunu se vykonáním tohoto úkolu k některým mým cílům a hodnotám?” Jelikož se jedná o úkol, pomocí kterého se následně uskuteční školení, dostanu se jeho realizací blíže k činnosti, které pomáhám lidem. Může se navíc jednat o výhodnou zakázku, jíž výdělek mě posune k cestování. A pokud vše navíc zvládnu za přesně stanovených podmínek a podle slibů, mohu mít ze sebe i dobrý pocit (a být třeba vzorem).

Když se ale ke mně dostane úkol “Navrhnout a napsat článek o novinkách IoT”, snadno dojdu k závěru, že bych jej měl odmítnout. Ukojím sice zvědavost lidí, ale přímo jim nejspíše nepomůžu. Není to ani téma, které by mě extra bavilo. Může to sice být zdroj peněz a pomoci mi k cestování, za podobné peníze ale mohu dělat činnosti, které do mé vize zapadají lépe. Sami jistě dokážete již nyní najít činnosti, které Vám spotřebovávají denně čas, ale dělat byste je neměli.

Eisenhowerův princip – dělíme úkoly prakticky

Přestože si lidé začnou postupně uvědomovat, že některé úkoly jsou důležitější než jiné, v praxi se tím mnohdy neřídí. Velkým problémem jsou hlavně úkoly, které si žádají naši pozornost – blíží se termín, telefonát, e-mail, žádost kolegy v kanceláři apod. Běžně lidé uplatňují rovnici naléhavé = důležité. Tak to ale ani zdaleka neplatí. Jednou z možností, jak si úkoly lépe řadit a podle nich i plánovat, je tzv. Eisenhowerův princip.

Ten jednoduše všechny naše úkoly, projekty a činnosti rozřadí do 4 kvadrantů podle naléhavosti a důležitosti. Rázem díky tomu zjistíme, že spousta činností, které jsou naléhavé, vůbec nespadají mezi důležité – jejich vykonáním se nepřiblížíme k naší vizi a životním cílům.

Co jednotlivé kvadranty znamenají?

• IV. kvadrant – nedůležité úkoly, kterými se ke své vizi nepřiblížím. Sem patří hlavně aktivity, u kterých prokrastinujeme – surfování na sociálních sítích, koukání na nesmyslné pořady v TV, hraní her apod. Tyto úkoly bychom rozhodně dělat neměli a šetřit svůj čas na důležitější věci.
• III. kvadrant – úkoly se jeví jako důležité, protože jsou naléhavé. Ihned si tedy žádají naši pozornost (teď někdo volá, teď naše aplikace hlásí blížící se termín úkolu…). Stále jsme ale v rovině úkolů, které nás k cílům neposouvají, takže důležité nejsou. Tyto úkoly ideálně nedělat, případně na někoho delegovat.
• II. kvadrant – úkoly a projekty, kterými kráčíme k našim cílům, ale nikdo nás do nich netlačí (nemají termín nebo je na ně dost času). Často se jedná o osobní rozvoj, prevence a dlouhodobé plánování. Patří sem ale i důležité úkoly, které nemají termín, nebo na ně máme ještě dost času. Protože nás do těchto úkolů nic netlačí, často se jim vyhýbáme, ale mělo by to být naopak. V tomto segmentu bychom měli trávit času úplně nejvíc.
• I. kvadrant – důležité úkoly a zároveň “hoří”. Těmto záležitostem bychom se rozhodně měli věnovat co nejdříve. Pokud ale budeme nejvíce času trávit v II. kvadrantu, mělo by být těchto záležitostí co nejméně = nebudeme nechávat důležité věci na poslední chvíli.

Jak pravidlo využít v praxi?

Osobně ke sběru všech informací a záležitostí používám tzv. Inbox (k němu se ještě v našem seriálu dostaneme), jednou za den všechny zapsané záležitosti projdu a rozhodnu se, jak s nimi naložím. V tomto momentě mohu využít Eisenhowerův princip. Postupně projdu všechny zapsané záležitosti a vyznačím si, do jakého kvadrantu matice bych je zařadil. Ihned v tomto kroku tedy mohu zjistit, že bych měl některé úkoly vyškrtat (nepomohou mi s naplněním vize žádným způsobem) a jiné delegovat. Úkoly z I. kvadrantu (důležité a naléhavé) si připravím nejlépe hned na druhý den a úkoly z II. kvadrantu (důležité, ale nenaléhavé) si naplánuji na některé pozdější dny v týdnu.

Eisenhowerova matice se ale klidně může stát základem i pro Váš systém s úkoly. Není od věci si všechny své záležitosti, které v systému máte, umístit do těchto kvadrantů. Může k tomu posloužit například skvělé Trello, kde si mohu seznamy s úkoly (sloupce) pojmenovat podle sebe. Rozřazením úkolů do těchto sloupců získám krásnou představu, čemu bych se měl věnovat jako první. S měnícím se termínem se úkoly přesunou maximálně o jeden kvadrant. Nikdy se ale nestanou z nedůležitých úkoly. A to je podstatné.

Co si povíme příště?

V dalším díle bych se rád zaměřil na rovnováhu mezi jednotlivými oblastmi našeho života (práce, rodina, zdraví apod.) a jak si podle toho plánovat svůj čas.

Máte svoji vizi? Víte, kterým směrem kráčíte?