Checklist skvělých firemních akcí

Pokud organizujete setkání v rámci firmy, školení, celorepublikový seminář nebo jakýkoli pracovní meeting, bude se vám hodit každý tip pro zdárný a bezproblémový průběh celé akce. Zde je několik rad, na co se zaměřit, abyste se jako organizátoři osvědčili. Také aby účastníci byli co nejvíce spokojení a odcházeli plní energie a inspirace. Lidé bývají například často nespokojení, když musí na kongresy stále jezdit jen do Prahy, nebo do Brna. Férovým řešením je místo někde uprostřed ČR.

Inzerce

Ať nikdo nemusí jezdit daleko

Znáte to, trávit hodiny v autě při cestování na firemní akci není nic moc. Nevyčerpávejme proto účastníky předem a zvolme místo konání, které je v přijatelném dosahu pro všechny. Platí to zejména pro setkání, které navštíví lidé z celé ČR. Takovou ideální polohou uprostřed republiky, mezi Prahou a Brnem, se mohou chlubit zejména hotely na Vysočině. Jedním z nich je kongresový hotel Jehla ve Žďáru nad Sázavou. Hotely nabízející dostatečně velkou kapacitu jsou skvělé v tom, že se zde můžeme v případě delšího setkání v zájmu většího pohodlí i ubytovat.

Dostatek prostoru a jeho variabilita

Není nic horšího, než přijet na školení, kde se mačkáme s ostatními kolegy a musíme bojovat o každý kousek prostoru navíc. Zároveň bychom jako skvělí organizátoři měli být v ideálním případě připraveni i na situaci, kdy přes potvrzené pozvánky dorazí výrazně méně účastníků. Proto je prozíravé vybírat konferenční prostory, které se dobře přizpůsobí aktuálním potřebám. Například již zmíněný kongresový hotel Jehla nabízí zprostředkování sálu až pro 1100 osob, dále vlastní velký sál pro 200 osob, malý sál pro 60 osob a 9 seminárních místností – učebny a salónky třeba pro případné navazující workshopy. Nebo pro coffee breaky :-)

Technika nesmí selhat

Při přednáškách i seminářích lektoři rádi využívají různou techniku, která jim pomáhá informace kvalitně předat publiku. A to nejen v připraveném projevu, ale i při aktuální potřebě něco dovysvětlit. Takovým vybavením konferenčních prostor může být jak jednoduchý flipchart nebo magnetická tabule stejně jako dataprojektor, promítací plátno, zpětný projektor atd. V případě velkých akcí je důležité kvalitní osvětlení a především ozvučení sálu. Je proto velmi vhodné si pro konání školení vybrat takové místo, kde mají s pořádáním podobných akcí zkušenosti a kvalitní multimediální technikou standardně disponují.

Co si dáme dobrého?

Během náročného vstřebávání nových informací je vítaná každá pauza a každé osvěžení. Tam, kde to jde, rozhodně doporučujeme využít možnosti objednat kvalitní catering. Během dne by měl obsahovat lehčí jídla, aby účastníci po těžkém obědě neusnuli. Velmi oblíbené jsou švédské stoly, kde si každý rád vybere podle libosti (a zavděčíme se lidem, kteří mají svá potravinová omezení). A také se při tom všem skvěle seznamuje a diskutuje. Měli bychom se snažit o to, aby každé podobné setkání mělo atmosféru nejen pracovní, ale i přátelskou.

Nebuďme na to sami

Není důvod, proč se stresovat tím, že na něco zapomeneme. Dobré hotely pomáhají i s organizací samotnou a rádi vyjdou vstříc. Jehla, kongresový hotel v srdci ČR, je toho jasným důkazem: “Máme dlouholeté zkušenosti s pořádáním firemních akcí podle přání klientů a rádi se staneme i Vaším spolehlivým partnerem. Pro ubytované skupiny nad 150 osob jsou veškeré prostory kongresového centra poskytnuty zdarma.” O kvalitě jejich služeb jasně svědčí vítězství v prestižní soutěži Czech Hotel Awards z roku 2014 pro kraj Vysočina v kategorii tříhvězdičkových hotelů.

Zbývá doladit detaily jako rozeslat pozvaným mapku, jak se na místo dostanou, nebo se zamyslet nad tím, zda uspořádat i afterparty :-) Po skvělém firemním setkání se můžeme těšit na příliv nového elánu a energie do další práce. Přejeme vám hodně takových inspirativních akcí :-)